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Die richtige POS-Lösung kann den Betrieb rationalisieren, den Kundenservice verbessern und wertvolle Einblicke in Ihr Unternehmen liefern. Das falsche POS-System kann Sie jedoch Zeit und Geld kosten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens sorgfältig zu bewerten und alle Optionen abzuwägen, bevor Sie sich für eine POS-Plattform entscheiden.

Wenn Sie ohne gründliche Recherche eine Entscheidung treffen, können Sie mit einer teuren Lösung konfrontiert werden, die nicht gut funktioniert, die Funktionen des POS-Systems nicht erfüllt und die Skalierung Ihres Unternehmens verhindert. Deshalb gibt es ein paar Dinge zu bewerten, bevor Sie ein Kassensystem kaufen.

Dieser Leitfaden behandelt die Schlüsselfaktoren, die kleine Einzelhandelsunternehmen bei der Bewertung von POS-Systemen berücksichtigen müssen, um die optimale Wahl zu treffen. Indem Sie Ihre Abläufe verstehen, verschiedene Lösungen prüfen und Software praxisnah testen, können Sie ein POS-System besser implementieren, das Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen entspricht.

Verstehen Sie Ihre Geschäftsanforderungen

Der erste Schritt besteht darin, die individuellen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens klar zu verstehen. Beachten Sie Folgendes:

• Welche Arten von Produkten und Dienstleistungen verkaufen Sie? Stellen Sie sicher, dass der POS Ihren gesamten Produktkatalog und Ihr Inventar verarbeiten kann.
• Welche Vertriebskanäle nutzen Sie? Viele POS-Systeme unterstützen den Omnichannel-Verkauf über stationäre, Online- und mobile Plattformen. Wählen Sie einen POS, der die Vertriebskanäle integriert, die Sie verwenden oder verwenden möchten.
• Wie viele Standorte haben Sie? Wenn Sie mehrere Standorte haben, suchen Sie nach einem POS, der die Verwaltung mehrerer Filialen und die Berichterstattung über eine zentrale Schnittstelle unterstützt.
• Was sind Ihre Wachstumspläne? Wählen Sie einen skalierbaren POS, der mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wachsen kann. Cloud POS-Systeme sind in der Regel skalierbarer als ältere On-Premise-Systeme.
• Wie technikaffin sind Sie und Ihre Mitarbeiter? Entscheiden Sie sich für einen POS mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einfacher Schulung, wenn Ihr Team weniger technisch versiert ist. Komplexere Systeme haben eine steilere Lernkurve.

Wenn Sie Ihre Geschäftsanforderungen und -ziele klar definieren, können Sie das POS-System auswählen, das am besten zu Ihren individuellen Abläufen und Zielen passt.

Vielleicht möchten Sie lesen: 10 Fragen, die Sie sich beim Kauf eines neuen POS stellen sollten.

Merkmale und Funktionalität

Die heutigen POS-Systeme sind vollgepackt mit Funktionen und Fähigkeiten, die weit über die reine Verarbeitung von Transaktionen hinausgehen. Hier sind einige wichtige Merkmale, auf die Sie bei der Bewertung von POS-Lösungen achten sollten:

• Verkaufs- und Zahlungsabwicklung – Mindestens sollte der POS den Checkout und alle von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten wie Bargeld, Kreditkarten und mobile Zahlungen nahtlos abwickeln.
• Bestandsverwaltung – Das System sollte die Lagerbestände standortübergreifend in Echtzeit verfolgen, damit Sie den Bestand optimieren können. Nützlich sind auch automatisierte Nachbestellpunkte.
• Kundenbeziehungsmanagement – Viele POS-Systeme verfügen über ein integriertes CRM zum Speichern von Kundendaten, Kaufhistorie, Kontaktinformationen und mehr.
• Berichte und Analysen – Robuste Berichte bieten Einblicke in Verkaufstrends, Bestseller-Artikel, Hauptverkaufszeiten, Bestandsbedarf und mehr.
• Mitarbeiterverwaltung – Funktionen wie Schichtplanung, Gehaltsabrechnung und Zugangskontrolle helfen Einzelhändlern, ihr Personal effektiv zu verwalten.
• E-Commerce-Integration – Einzelhändler mit einem Online-Shop sollten nach einem POS suchen, der sich in Ihre E-Commerce-Plattform integrieren lässt, um eine zentralisierte Bestell- und Bestandsverwaltung zu ermöglichen.
• Anpassung – Um Ihren individuellen Arbeitsabläufen gerecht zu werden, sollte der POS Optionen zum Anpassen von Aspekten wie Benutzeroberflächen, Menüs, Beleglayouts und Zahlungsverfahren bieten.

Zu den wichtigsten POS-Systemfunktionen für ein Café gehören beispielsweise wahrscheinlich die Bestellung und Bezahlung am Tisch, Küchenanzeigesysteme zur Verwaltung von Bestellungen und die Integration mit Treue-/Belohnungsprogrammen. Der POS müsste Schecks einfach aufteilen, mehrere Zahlungsarten akzeptieren und Trinkgeldanpassungen ermöglichen.

Für einen Secondhand-Laden wären die POS-Prioritäten andere. Sie benötigen eine gute Bestandsverwaltung und Barcode-Scan-Funktionen, um alle einzigartigen/verwendeten Artikel zu verfolgen. Die Verwaltung und Verfolgung von Lieferanten- und Konsignationszahlungen wäre ebenfalls sehr wichtig. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Secondhand-Läden Trinkgeld-, Tischverwaltungs- oder mobile Bestellfunktionen benötigen.

Der Punkt ist, suchen Sie nach einer Lösung, die über die Funktionen und Tools verfügt, die Ihr Unternehmen benötigt. Und verschwenden Sie im Idealfall kein Geld für zusätzliche Funktionen, die Sie nicht benötigen (deshalb bietet KORONA POS eine modulare Preisgestaltung an!).

Überlegungen zu Hardware und Software

Zusätzlich zu den Funktionen müssen Einzelhändler POS-Systeme auf der Grundlage von Hardware- und Softwarespezifikationen bewerten:

Hardware

• Terminals – Die meisten POS-Systeme sind mit Touchscreen-Terminals ausgestattet, über die die Mitarbeiter Bestellungen aufgeben, Zahlungen entgegennehmen, den Bestand abrufen, auf Berichte zugreifen usw. können. Bewerten Sie Größe, Design, Haltbarkeit und Funktionen.
• Barcode-Scanner – Scanner machen den Checkout-Prozess äußerst effizient , indem sie Produkt-UPCs schnell erfassen. Stellen Sie die Kompatibilität mit Ihren Produkt-Barcodes sicher.
• Belegdrucker – Integrierte Belegdrucker stellen Papierbelege ohne separaten Drucker bereit. Dies spart Platz auf der Theke in engen Einzelhandelsumgebungen.
• Kassenschubladen – Kassenschubladen mit integrierter POS-Software öffnen sich automatisch, nachdem die Transaktionen verarbeitet wurden, um eine sichere Handhabung von Bargeld und Münzen zu gewährleisten.
• Kartenleser – Suchen Sie für die Verarbeitung von Kredit-, Debit Gutschein nach EMV-Chip-fähigen Lesegeräten, um optimale Sicherheit zu gewährleisten.
• Sonstiges – Je nach Ihrem Unternehmen benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Hardware wie Waagen, Barcode-Etikettendrucker, Küchenanzeigesysteme usw.

Lesen Sie auch: POS-Hardware-Bundles verstehen: Rationalisierung des Einzelhandelsbetriebs.

Software

• Betriebssysteme – Die POS-Software sollte auf Ihrem Windows, Mac, Linux, iOS oder Android funktionieren.
• Cloud vs. On-Premise – Einzelhändler sollten die Vor- und cloud – vs. On-Premise-Server-basierten POS abwägen.
• App-Integration – Viele POS-Anbieter bieten Apps oder API-Integration für erweiterte Funktionen wie Buchhaltung, E-Commerce, CRM, Inventar usw. an.
• Multi-Store – Wenn Sie mehrere Standorte haben, suchen Sie nach einem POS mit zentralisierter Verwaltung und Berichterstattung für alle Filialen.

Bewerten Sie die Software- und Hardwarekomponenten sorgfältig, um eine nahtlose Integration und maximale Leistung zu gewährleisten. Dazu gehören die Berücksichtigung von IT-Infrastruktur, Betriebssystemen, Netzwerkfunktionen und Datensicherheitsprotokollen.

Kostenanalyse

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie vor dem Kauf eines POS-Systems berücksichtigen sollten, sind die Kosten. Während Funktionen und Technologie wichtig sind, sind die Kosten oft der entscheidende Faktor für kleine Unternehmen mit knappen Budgets. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl die Vorab- als auch die laufenden Kosten analysieren:

• Vorabkosten – Der anfängliche Kauf der POS-Software, die Lizenzgebühren, die erforderliche Hardware, die Installation und die Integration können sich schnell summieren. Einige Anbieter bieten Bundle-Angebote für Hardware + Software an.
• Zahlungsabwicklung – Alle Debit- und Kredittransaktionen sind mit einer Gebühr verbunden. Und einige POS-Anbieter verdienen zusätzliches Geld, indem sie zusätzliche Bearbeitungsgebühren pro Transaktion erheben. Diese Gebühren fressen die Gewinnmargen auf.
• Mitarbeiterschulung – Unterschätzen Sie nicht den Zeit- und Kostenaufwand für die Schulung des Personals in einer neuen POS-Lösung. Komplexe Systeme erfordern mehr Einarbeitungszeit.
• IT-Wartung – Bei lokalen POS-Systemen müssen Einzelhändler die IT-Wartung, Hardware-/Software-Upgrades und Datensicherungen durchführen. Cloud Systeme beseitigen diese Belastung.
• Laufende Gebühren – Oft fallen monatliche oder jährliche Gebühren für Softwarelizenzen, Supportgebühren, Zahlungsabwicklung usw. an. Berücksichtigen Sie diese wiederkehrenden Kosten in Ihrem Budget.
• Zusätzliche Kosten – Achten Sie auf zusätzliche Gebühren, Zuschläge, Stornierungsstrafen, langfristige Verträge und andere hinterhältige Möglichkeiten, die einige POS-Anbieter zu den Gesamtkosten hinzufügen.

Siehe auch: Wie viel kostet ein Point-of-Sale-System?

Identifizieren Sie klar alle einmaligen und laufenden Kosten während des Forschungsprozesses. Holen Sie Angebote mit detaillierten Preisaufschlüsselungen von Anbietern ein. Dies hilft kleinen Einzelhändlern, ein preisgünstiges POS-System auszuwählen, das auf ihr Budget abgestimmt ist.

Sicherheit und Compliance

Für jeden Kleinunternehmer, der mit sensiblen Zahlungsinformationen von Kunden umgeht, ist Sicherheit bei der Bewertung von POS-Lösungen von größter Bedeutung. Hier sind wichtige Faktoren, die bei der Datensicherheit zu berücksichtigen sind:

• Sicherheit der Zahlungsabwicklung – Das POS-System sollte PCI-konform sein und die höchsten Datenverschlüsselungsstandards unterstützen, um Transaktionen sicher zu verarbeiten. Dies trägt dazu bei, Cyberbedrohungen abzuschwächen.
• Datenschutz – Stellen Sie sicher, dass der Anbieter über strenge Zugriffskontrollen und Datenschutzrichtlinien für die im POS gespeicherten Kundeninformationen im Einzelhandel verfügt. Die Datensicherheit des Anbieters sollte mit Ihren eigenen Richtlinien übereinstimmen.
• Compliance – Neben der PCI-Compliance für Zahlungen sollte das POS-System auch den Vorschriften für Ihre spezifische Branche entsprechen, wie z. B. die HIPAA-Compliance im Gesundheitseinzelhandel.
• Cloud – Überprüfen Sie bei cloud Systemen sorgfältig die Sicherheitsprotokolle wie obligatorische Anmeldungen, Datenverschlüsselung, Notfallwiederherstellungssysteme und Zugriffskontrollen für Rechenzentren.
• Support – POS-Systeme erfordern häufig Software-Updates und Sicherheitspatches. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter sofortigen Support und Wartung bietet.

Zögern Sie nicht, POS-Anbieter während des Überprüfungsprozesses gründlich zu ihrer Sicherheitsinfrastruktur und ihren Sicherheitsprotokollen zu befragen. Eine Datenschutzverletzung, die aus einem unsicheren POS-System resultiert, kann für kleine Einzelhändler katastrophal sein.

Siehe auch: PCI-Compliance: Was PCI DSS v4.0 für Ihr Unternehmen bedeutet

Anbieterauswahl und Support

Neben den Produktmerkmalen und der Preisgestaltung ist auch der POS-Anbieter selbst von Bedeutung. Überprüfen Sie potenzielle Anbieter sorgfältig:

• Unternehmensstabilität – Recherchieren Sie POS-Anbieter, um zu bestätigen, dass es sich um finanziell stabile Unternehmen handelt, die langfristig im Geschäft bleiben, um Ihr System zu unterstützen. Achten Sie auf Dinge wie BBB-Akkreditierung, GlassDoor-Bewertungen und andere Hinweise darauf, dass das Unternehmen einen guten Ruf hat.
• Technischer Support – Bewerten Sie die Reaktionszeiten des Supports, die Kanäle (Telefon, E-Mail, Chat usw.) und die verfügbaren Stunden. Schneller und kompetenter Support ist der Schlüssel.
• Bewertungen – Überprüfen Sie glaubwürdige Bewertungsseiten von Drittanbietern, um detailliertes Feedback von den kleinen Geschäftskunden des Anbieters zu erhalten. Dies bietet einen transparenten Einblick in die potenziellen Vor- und Nachteile der Lösung.
• Referenzen – Seriöse POS-Anbieter stellen Referenzen von Einzelhandelskunden zur Verfügung, mit denen Sie Kontakt aufnehmen können, um ihre Erfahrungen aus erster Hand zu besprechen.
• Standort – Berücksichtigen Sie die geografische Nähe für Installation, Schulung und Support vor Ort. Lokale Anbieter bieten möglicherweise praktischere Dienstleistungen an.
• Unternehmenskultur – Überprüfen Sie die Unternehmenskultur des Anbieters, um sicherzustellen, dass Sie mit einem ethischen Unternehmen zusammenarbeiten, mit dem Sie langfristig zusammenarbeiten möchten.

Die Auswahl des richtigen POS-Partners, der einen erstklassigen kontinuierlichen Service und Support bietet, ist für den Erfolg kleiner Unternehmen genauso wichtig wie die Technologie selbst.

Implementierung und Schulung

Sobald Sie Ihr POS-System ausgewählt haben, ist eine sorgfältige Planung der Implementierung und des Mitarbeiterschulungsprozesses der Schlüssel für einen reibungslosen Übergang:

• Langsam anfangen – Wenn Sie einen neuen POS einführen, beginnen Sie langsam mit einem Standort und begrenztem Personal, bevor Sie expandieren. So können Sie unvermeidliche Knicke zunächst in kleinerem Maßstab herausarbeiten.
• Anpassen vor der Markteinführung – Nehmen Sie sich Zeit, um Schnittstellen, Menüs, Integrationen und Verfahren vor der vollständigen Markteinführung auf der Grundlage des Feedbacks der Mitarbeiter in ersten kleinen Tests anzupassen.
• Planen Sie Schulungen – Bieten Sie den Mitarbeitern sowohl Erst- als auch Fortbildungsschulungen zur Verwendung der POS-Software und -Hardware an. Die richtige Schulung verbessert das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
• Holen Sie sich Support – Arbeiten Sie während der Implementierung eng mit den Supportmitarbeitern des Anbieters zusammen und lassen Sie sie die Mitarbeiter schulen. Nutzen Sie ihr Know-how, um das System zu optimieren.
• Verfahren dokumentieren – Dokumentieren Sie alle neuen Richtlinien, Verfahren und Anweisungen als Referenz für das Personal nach der Erstschulung, insbesondere für Saisonmitarbeiter.
• Feedback einholen – Lassen Sie Ihre Mitarbeiter während und nach der Markteinführung Feedback geben, um zusätzlichen Schulungsbedarf, Anpassungen und Optimierungen für maximale Benutzerfreundlichkeit zu identifizieren.
• Seien Sie geduldig – Verstehen Sie, dass sich die Mitarbeiter anpassen müssen, um ein neues System zu erlernen.

Mit einer sorgfältigen Implementierungsplanung und Mitarbeiterschulung können Einzelhändler mit minimalen Unterbrechungen des täglichen Betriebs auf ein neues POS-System umsteigen.

Demo- und Testoptionen

Der beste Weg, ein POS-System zu evaluieren, besteht darin, es in Demos und kostenlosen Testversionen in Aktion zu sehen. Profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Online-Demos – Viele Anbieter bieten auf ihren Websites Videodemos an, damit Sie sich einen ersten Überblick über die wichtigsten Merkmale und Funktionen verschaffen können.
• Kostenlose Testversionen – Viele POS-Anbieter bieten kostenlose Testphasen von 1-2 Wochen oder länger an, damit Sie das System praxisnah testen können. Nutzen Sie dies, um das System in realen Vertriebsumgebungen mit Ihren Daten zu evaluieren.
• Pilotprogramme – Für große Einzelhändler mit mehreren Standorten ermöglicht die Erprobung des POS zunächst in einigen wenigen Geschäften, die Eignung zu bewerten, bevor eine kettenweite Einführung erfolgt.
• Nehmen Sie an Branchenveranstaltungen teil – POS-Anbieter präsentieren Produkte häufig an Ständen und Präsentationen auf Messen und Konferenzen im Einzelhandel.
• Vergleichsdiagramm – Erstellen Sie detaillierte Funktions- und Preisvergleichstabellen für Top-Anbieter, um die Optionen einzugrenzen.

Die Nutzung von Demos, Tests und Pilotprojekten minimiert die Reue der Käufer und hilft Einzelhändlern, das optimale POS-System sicher auszuwählen.

Must-Read: Umstellung von POS-Systemen – Anzeichen dafür, dass es Zeit für einen neuen POS ist und wie man die richtige Lösung findet

KORONA POS: Eine ideale Wahl für Einzelhändler und QSRs

KORONA POS ist das perfekte Point-of-Sale-System für Einzelhandelsunternehmen aller Art, von Spirituosengeschäften und Tierhandlungen bis hin zu Fahrradgeschäften, Apotheken und mehr. Die robusten Bestandsverwaltungstools helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Lagerbestände in Echtzeit zu behalten. Mit dem integrierten Gutschein können Sie Geschenkkarten ohne zusätzliche Kosten erstellen und einlösen.

KORONA POS kann in jeden Zahlungsabwickler integriert werden, sodass Sie alle gängigen Kreditkarten und kontaktlosen Zahlungen wie Apple Pay akzeptieren können. Das System lässt sich auch nahtlos in E-Commerce-Plattformen integrieren, um einheitliche Online- und In-Store-Verkaufsdaten zu erhalten.

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Dinge, die Sie vor dem Kauf eines POS-Systems beachten sollten: Fazit

Durch die klare Definition ihrer Geschäftsanforderungen und die gründliche Bewertung der Optionen können Einzelhändler das beste POS-System implementieren, das ihren spezifischen Anforderungen entspricht, und gleichzeitig die Fallstricke vermeiden, die mit einer schlechten Wahl verbunden sind.

Wenn Sie Ihre Geschäftsanforderungen, Funktionen, Technologien, Kosten, Sicherheit, Lieferantenreputation und Implementierungsplan anhand der oben genannten Kriterien sorgfältig abwägen, stellen Sie sicher, dass Ihre Investition maximale Renditen erzielt und Ihr Unternehmen auf dauerhaften Erfolg ausgerichtet ist.

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