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Sammlungen sind das Lebenselixier eines Museums und natürlich essentiell für seine Existenz. Eine der wichtigsten Aufgaben eines jeden Museums ist es, das beste Verfahren für die Auswahl, den Schutz und die Präsentation der Sammlungen zu finden. Letztlich beginnt ein gutes Museumsmanagement mit einer tiefgreifenden Sorgfalt und Wertschätzung für die Sammlung. Museen unterscheiden sich jedoch durch ihr Konzept, ihren Standort, ihre Mission und viele andere externe und interne Faktoren, die ihren Betrieb prägen.

Da jedes Museum einzigartig ist, gibt es große Unterschiede in der Art und Weise, wie Museen ihre Sammlungen verwalten. Ein gutes Sammlungsmanagement in einem Museum berücksichtigt viele Aspekte, wie z.B. den Umgang und Transport von Kunstwerken, die Digitalisierung und Dokumentation von Sammlungen, die Konservierung, Katalogisierung und vieles mehr.

Für einige Museen umfasst das Sammlungsmanagement alle Aspekte ihres Betriebs. Andere Museen verfügen über einen funktionalen Sammlungsverwaltungsprozess, aber keine Richtlinien oder Verfahren für das Sammlungsmanagement.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Aspekte der Sammlungsverwaltung in einem Museum, die Richtlinien für die Sammlungsverwaltung, die Sammlungsverwaltungssoftware und wie Sie all diese in Ihrer Institution implementieren können.

Was ist eine Richtlinie für die Sammlungsverwaltung?

Richtlinien für die Sammlungsverwaltung sind eine Reihe von Regeln, die es einem Museum oder einer anderen Institution ermöglichen, festzulegen, wie die Organisation ihre Sammlungen verwaltet. Die Richtlinie dient als Leitfaden für das Personal und, was noch wichtiger ist, als öffentliche Erklärung der professionellen Standards des Museums für die Objekte in seiner Obhut.

Diese Richtlinien schulen die Mitarbeiter in der Handhabung und Pflege der Sammlung und beantworten Fragen wie Protokolle für das Entfernen oder Ausleihen von Objekten aus der Sammlung, um Fehltritte zu vermeiden. Die Einführung einer Sammlungsmanagement-Richtlinie verhindert zukünftige Fehler und hilft, Fehler der Vergangenheit zu korrigieren.

Das Leitbild des Museums ist der erste Aspekt, mit dem jede Politik des Sammlungsmanagements beginnen sollte. Diese Erklärung umreißt den Zweck und die Ziele des Museums, seine Verantwortung gegenüber seinen Besuchern oder seinem Publikum und seine Sammlung. Die Leitbilder sollten mit den Standards der American Alliance of Museums für alle Museen in den Vereinigten Staaten.

Bei der Verwaltung der Sammlungen eines Museums sind drei wichtige Elemente miteinander verknüpft:

• Sammlungsregistrierung: Bietet eine zentrale institutionelle Verantwortung für die vielen Objekte, Artefakte, Exemplare, Proben und Dokumente, die das Museum für heutige und zukünftige Generationen der Menschheit treuhänderisch verwahrt.
• Die Bewahrung von Sammlungen: ein wichtiger und aktiver Aspekt des Sammlungsmanagements , der allen anderen musealen Aktivitäten zugrunde liegt.
• Kontrollierter Zugang zu den Sammlungen: Durch Ausstellungen oder Forschungen erfüllt es den Bildungs- und Vermittlungsauftrag des Museums und schützt gleichzeitig die Sammlungen.

Wichtige Aspekte, die eine Sammlungsverwaltungsrichtlinie abdecken sollte

Neben dem Leitbild des Museums sollte die Einleitung eine Auswahl von Kriterien enthalten, die die Prioritäten des Vereins bei der Anwerbung neuer Objekte für seine Sammlung umreißen. Der Rest der Police deckt in der Regel Folgendes ab.

Erwerb

Unter Erwerb versteht man den Prozess der Beschaffung von Objekten oder Sammlungen für ein Museum. Objekte können z.B. durch Feldforschung, eine Schenkung oder ein Vermächtnis oder eine Übergabe von einer anderen Institution erworben werden. Die Museen sollten in ihre Ankaufspolitik die Grundsätze aufnehmen, die in der ICOM Ethikkodex für Museen.

• Erwerben Sie Gegenstände oder Exemplare nur, wenn das Museum davon überzeugt ist, dass es einen gültigen Titel erhalten kann.
• Gegenstände werden nicht erworben, wenn ihre Wiederbeschaffung möglicherweise die unbefugte, unwissenschaftliche oder vorsätzliche Zerstörung oder Beschädigung von Denkmälern, archäologischen oder geologischen Stätten oder natürlichen Arten und Lebensräumen zur Folge hatte.
• Sammlungen von menschlichen Überresten und sakralem Material werden nur erworben, wenn sie sicher aufbewahrt und respektvoll gepflegt werden können.
• Museen müssen sicherstellen, dass biologische oder geologische Exemplare, die gesammelt, verkauft oder übertragen wurden, nicht illegal erworben wurden, was gegen lokale, nationale, regionale oder internationale Gesetze oder Verträge in Bezug auf den Schutz von Wildtieren oder Naturgeschichten verstößt. Museen müssen sich vor dem Erwerb darauf verlassen können, dass das Objekt nicht illegal aus einem anderen Land verbracht wurde.

Obwohl Museen oft auf Spenden und Vermächtnisse angewiesen sind, um neue Objekte zu erwerben, stoßen sie auf Situationen, in denen ein wichtiges Stück nur zum Kauf verfügbar ist. Wird ein Anschaffungsfonds eingerichtet, so sollten die Regeln für seine Verwendung Teil des Sammlungsmanagementplans sein.

Kleiner Tipp: Spenden spielen eine wichtige Rolle im Entwicklungsprozess des Museums. Zu den Vorteilen gehören ein Einkommenssteuerabzug für den Verkehrswert des Objekts zum Zeitpunkt der Schenkung, die Abschaffung der Kapitalertragssteuer auf geschätzte Vermögenswerte, ein Nachlass- und Schenkungssteuerabzug und die Schaffung eines bleibenden Vermächtnisses für den Spender mit dem Museum. Die Verwendung einer Online-Ticketing-Plattform , die eine Fundraising-Lösung wie DonorPerfect integriert, wird Ihnen sehr zugute kommen.

Aufzeichnungen

Jedes Kunstwerk, jedes wissenschaftliche Exemplar oder jedes historische Objekt, das in ein Museum gebracht wird, muss sofort mit klaren und präzisen Mitteln gekennzeichnet werden. Ihr Eintritt und ihre anschließende Verwendung müssen genau und dauerhaft aufgezeichnet werden. Ein Objekt ist nur so wertvoll wie die Informationen, die es begleiten.

Genaue und verwertbare Aufzeichnungen der Objekte in einer Sammlung sind der Eckpfeiler einer verantwortungsvollen Sammlungsverwaltungsrichtlinie. Für die meisten Transaktionen, die mit einem Objekt verknüpft sind, muss ein Datensatz aufbewahrt werden. Der erste generierte Datensatz ist der Zugangsdatensatz. Darüber hinaus sollte zur besseren Rückverfolgbarkeit von Objekten ein Rechtsdokument, das die Eigentumsübertragung bescheinigt, wie z. B. eine Schenkungsurkunde oder ein Kaufvertrag, jeden Erwerb begleiten und Teil der dauerhaften Aufzeichnung sein.

Diese Dokumente dienen als Nachweis des Eigentums an der Sammlung. Daher ist es am besten, eine Kopie an einem separaten, sicheren Ort aufzubewahren. Für die Erstellung eines Erwerbsdatensatzes sind bestimmte Informationen erforderlich: die Quelle, das Datum des Erwerbs und eine kurze Beschreibung des erworbenen Objekts.

Nachdem Sie einen Erfassungsdatensatz erstellt haben, müssen Sie auch das Objekt nummerieren oder markieren. Die meisten modernen Nummerierungssysteme verwenden eine signifikante dreiteilige Nummer. Es gibt verschiedene Arten von Nummerierungssystemen, einschließlich Eingangsnummerierung, Zugangsnummerierung, Nummerierung der Eigentumsübertragung, Ausgangsnummerierung, temporäre Nummerierung, Fotonummerierung und Aufbewahrungsnummerierung. Hier erfahren Sie mehr über Nummerierungssysteme für Ihre Sammlungen hier.

Die Registrierung ist das System, mit dem Museen ihre Sammlungen und die mit jedem Objekt verbundenen Daten kontrollieren. Das Registrierungssystem fällt entweder in den Zuständigkeitsbereich der Registrierungsabteilung oder der kuratorischen Abteilung. Das Registrierungspersonal muss über ausreichend Platz und Ausrüstung verfügen, um die sichere Handhabung und Lagerung von Gegenständen zu gewährleisten und die erforderlichen Aufzeichnungen zu führen, zu führen und zu schützen. Die Schulung des Personals im richtigen Umgang mit Artefakten ist unerlässlich.

Unter der Voraussetzung, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, um die Sammlung zu pflegen, wird es einfach sein, die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand und korrekt zu halten. Auch wenn die Inkassovorgänge sorgfältig aufgezeichnet werden, werden alle notwendigen Schritte befolgt und keiner wird vernachlässigt. Die Führung von Aufzeichnungen ist das Rückgrat einer verantwortungsvollen Sammlungspflege.

Inventar

Ein Inventar ist eine Liste von Objekten, die Museen dauerhaft oder vorübergehend in ihre Sammlungen aufgenommen haben. Eine genaue Bestandsaufnahme der Sammlungen dient als Grundlage für alles, was ein Museum tut, wie z. B. Programmierung, Ausstellungen (online und vor Ort), Forschung und Veröffentlichung sowie Konservierung.

Bestandsverwaltung ist eine wichtige Aufgabe für Museumsfachleute, da es sich um einen Prozess handelt, der die Sicherheit der Sammlung gewährleistet. Die Inventur ist ein Instrument zum Schutz der Sammlungen des Museums und sollte regelmäßig durchgeführt werden. Es umfasst in der Regel mehrere Elemente, wie z. B. Stichprobenkontrollen der Sammlungen und Verfahren, die zu befolgen sind, wenn Elemente in der Sammlung zu fehlen scheinen.

Darlehen

Bei Leihgaben handelt es sich um vorübergehende Übertragungen von Gegenständen von einer Institution auf eine andere ohne Eigentumsübertragung. Museen leihen Objekte und Exemplare aus zwei Gründen aus. Der erste Grund ist eine kurzfristige Leihgabe zur Förderung der Forschung oder einer Sonderausstellung. Die andere ist eine längerfristige Leihgabe, um eine Lücke in einer Ausstellungsreihe zu füllen. Es liegt daher im besten Interesse eines Museums, niemals eine Leihgabe anzunehmen, ohne einen schriftlichen Vertrag zu haben, in dem die Rechte und Pflichten jeder Partei festgelegt sind. Das Institut, das sich bereit erklärt, seine Objekte zu verleihen, muss die Sicherheitsregeln für die Einziehung festlegen, und der Kreditnehmer muss sich an die vorher festgelegten Bedingungen halten. Heute beträgt die Laufzeit eines Kredits in der Regel nicht mehr als ein Jahr. Es ist jedoch unbedingt darauf zu achten, dass der Kreditvertrag alle folgenden Punkte enthält:

• Name und Anschrift der Person oder Organisation, die die Spende tätigt
• Unterschrift der für den Kredit verantwortlichen Person
• Name und Adresse des Ortes, an dem das Objekt aufbewahrt wird
• Zugangsnummer
• Beschreibung des geliehenen Objekts
• Genaue Daten der Leihfrist
• Zweck des Darlehens
• Voraussetzungen für Versicherungen
• Verpackungs- und Versandspezifikationen
• Besondere Bedingungen, Bestimmungen oder Einschränkungen wie Sicherheitsmaßnahmen, Kreditlinien, fotografische Privilegien usw.

Abschaffung des Beitritts

Deaccessioning ist der Akt der rechtlichen Entnahme eines Objekts aus den Sammlungen eines Museums. Angesichts des heiklen Charakters dieser Operation müssen diese Fragen in der Sammlungsverwaltungspolitik ausführlich behandelt werden, und der Vorstand muss die endgültige Entscheidung über den Entzug der Treuhänder treffen.

Der Deakzidentismus ist ein komplexes rechtliches und ethisches Problem, das Befürchtungen, Kontroversen und Missverständnisse in Bezug auf seine Praxis hervorrufen kann. Ein Museum kann aus verschiedenen Gründen erwägen, ein Objekt aus seiner Sammlung zu entfernen. Vielleicht kann das Museum das Objekt aufgrund seiner besonderen Anforderungen an die Lagerung oder Konservierung nicht angemessen pflegen. In anderen Fällen handelt es sich bei dem Objekt um ein Duplikat ohne Mehrwert als Teil einer Serie. Manchmal stimmt das Objekt nicht mehr mit dem Auftrag oder den Sammlungszielen des Museums überein. Es gibt Viele andere Gründe, warum ein Museum bestimmte Sammlungen vernichten muss.

Katalogisierung von Objekten

Katalogisierung ist die Zusammenstellung und Aktualisierung von Schlüsselinformationen, die formale Identifizierung und Beschreibung von Objekten. Es bietet eine dauerhafte Aufzeichnung aller Objekte in der Sammlung und spezifische Informationen zu jedem Objekt. Das Katalogisierungsarbeitsblatt ist das am häufigsten verwendete Dokument in der Sammlungsverwaltung. Obwohl das Format dieses Arbeitsblatts von Museum zu Museum variieren kann, gibt es einige grundlegende Informationen, die jedes Katalogisierungsarbeitsblatt enthalten muss:

• Die Registrierungsnummer
• Name des Objekts
• Titel
• Beschreibung
• Unterscheidungsmerkmale
• Dimensionen
• Zustand und Vollständigkeiten
• Ort und Datum
• Herkunft
• Aussage über die Bedeutung
• Anforderungen an Handhabung, Lagerung und Anzeige
• Details zur Akquisition

Verwenden einer Sammlungsverwaltungssoftware

Ein Collections Management System (CMS), manchmal auch als Sammlungsinformationssystem bezeichnet, ist eine Software, die Museen, Kunstgalerien und anderen Unternehmen mit großen Sammlungen hilft, diese Sammlungen besser zu überwachen und zu pflegen. Die Implementierung einer digitalen Strategie für Ihre Institution mithilfe eines CMS ermöglicht es dem Benutzer, Erfassungsdaten effizienter zu sortieren und zu verwalten als mit einem manuellen System.

Für ein Museum oder eine Kunstgalerie ist es wichtig, eine Aufzeichnung jedes Stücks in der Sammlung zu haben, die seinen Standort und andere relevante Informationen enthält, z. B. wie es erworben wurde oder in welchem Zustand es sich befindet oder in welchem Zustand es sich befindet. Sammlungsverwaltungssoftware ermöglicht es diesen Institutionen, Aufzeichnungen zu digitalisieren, was es viel einfacher macht, Informationen über bestimmte Objekte schnell zu finden und bei Bedarf zu aktualisieren. Die Investition in eine solche Software minimiert Fehler.

Beispiele für Sammlungsmanagement-Software

Um in der Kategorie Sammlungsverwaltung berücksichtigt zu werden, muss die Software in der Lage sein, Datensätze für jedes Objekt in der Sammlung zu erstellen. Es muss auch eine Möglichkeit bieten, Datensätze einfach zu durchsuchen und zu aktualisieren, Konservierungs- und Wiederherstellungsbemühungen nachzuverfolgen und es Benutzern zu ermöglichen, Objekte nach Belieben zu katalogisieren. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die beste Sammlungsverwaltungssoftware.

Re:discovery Software

Re:discovery Software ist eine Sammlungsverwaltungssoftware, die sich in Ihren Workflow integriert und die Verwaltung und den Zugriff auf Ihre Sammlung einfach und produktiv macht. Die Re:discovery-Software eignet sich für kulturelle Einrichtungen wie Kunst-, Geschichts- und Wissenschaftsmuseen, Privat- und Unternehmenssammlungen, Archive, Universitäten, Forschungsbibliotheken, gemeinnützige Organisationen, archäologische Stätten, Regierungsbehörden usw.

Kollektor-Systeme

Collector Systems ist auch eine Sammlungsmanagement-Software, die ausgefeilte Tools zur einfachen Verwaltung standardisierter Datensätze in Archiven und historischen Sammlungen bietet. Die Software bietet Module, die auf die Anforderungen naturhistorischer Sammlungen zugeschnitten sind, um alle Ihre Daten organisiert und zugänglich zu halten, mit integrierten Tools für eine vollständige und genaue taxonomische Klassifizierung.

TMS Suite/Galerie-Systeme

TMS Suite ist eine Plattform für Sammlungsmanagement-Software, die von Gallery Systems entwickelt wurde. Es bietet eine vollständige native Integration, die die Kosten und den Zeitaufwand für das Hinzufügen neuer Funktionen zu Ihrem Inkassoverwaltungssystem reduziert. Diese branchenführenden Produkte bieten umfassende Unterstützung für die Organisation, Pflege und gemeinsame Nutzung Ihrer Sammlungen. Die TMS Suite ermöglicht es Ihnen, alle Facetten Ihrer Sammlungen mit einem anfänglichen Sammlungsverwaltungssystem und der Grundlage der TMS Suite zu verwalten und bietet eine nahtlose Verwaltung von Objektkatalogisierung, Versand, Ausstellungen und mehr.

Axiell

Axiell ermöglicht es Institutionen, ihre Sammlungen und das von ihnen generierte Wissen zu verwalten, zu schützen und zu teilen. Von der Verwaltung der Daten und Informationen rund um Museums- und Archivsammlungen bis hin zum Einkauf bietet diese Sammlungsmanagement-Software Software, die Museen dabei unterstützt, digital zu arbeiten und ihr Wissen mit Forschern und der Öffentlichkeit zu teilen.

Nutzen Sie Ihr Sammlungsmanagement mit der besten Online-Ticketing-Software

Das ultimative Ziel von Museen bei der Konservierung ihrer Sammlungen, Kunstobjekte oder anderer wertvoller Objekte ist es, sie der Öffentlichkeit zu präsentieren. Es macht keinen Sinn, Sammlungen zu bewahren, ohne Besucher aus der ganzen Welt zu ermutigen, sie zu entdecken. Da Museumsführungen einen großen Teil der Einnahmen eines Museums ausmachen, ist die Nutzung einer Online-Ticketing-Plattform unerlässlich bis hin zum Verkauf von mehr Tickets, zur Optimierung von Marketingstrategien und zum Sammeln ausreichender Daten über die Besucher.

Der beste Museums-Point-of-Sale ermöglicht es der Organisation, ein besseres Kundenerlebnis durch Mitgliedschaft, Treueprogramme, Self-Checkout-Kioske und mehr zu bieten, unabhängig vom Volumen. Ein Software für zeitgesteuertes Ticketing ermöglicht es Organisationen, Tickets im Voraus zu verkaufen, um Menschenansammlungen zu vermeiden und Kapazitätsbeschränkungen einzuhalten. Einzelhandelsfunktionen ermöglichen es Museen auch, Artikel in ihren Souvenirläden und Schnellrestaurants zu verkaufen. Und eine Online-Plattform macht es den Gästen leicht, Tickets und Merchandise direkt über Ihre Website zu kaufen.

KORONA Event ist ein Ticketing- und POS-System, das für Museen und Kunstgalerien entwickelt wurde. Die Software bietet Museen ein echtes All-in-One-System, das Ihre POS- und Online-Ticketing-Plattform kombiniert, anstatt mehrere verschiedene Lösungen für verschiedene betriebliche Aspekte Ihrer Institution zu benötigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um mehr über die Funktionen und Preise von KORONA Event zu erfahren.

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