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Die Einrichtung eines POS-Systems erfordert eine sorgfältige Planung, um einen reibungslosen Betrieb und sichere Transaktionen zu gewährleisten. Dieser Leitfaden zur Einrichtung eines POS-Systems behandelt die wichtigsten Schritte, einschließlich Standortbewertung, Hardware- und Softwareinstallation, Netzwerkkonfiguration, Einrichtung der Zahlungsabwicklung, Mitarbeiterschulung und Support nach der Installation. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Unternehmen ihr POS-System im Hinblick auf Effizienz und Zuverlässigkeit optimieren.

Standortanalyse und Netzwerkbewertung

Eine gründliche Standortbegutachtung beginnt mit einer umfassenden Bewertung des physischen Raums und der technischen Infrastruktur. Der Support-Spezialist muss die Verfügbarkeit der Stromversorgung prüfen, die Ausgangsspannung an jedem potenziellen Gerätestandort messen und das Vorhandensein einer ausreichenden Erdung überprüfen.

Die Bewertung der Internetkonnektivität umfasst das Testen der Netzwerkgeschwindigkeit, das Identifizieren potenzieller toter Zonen und das Bewerten des Bedarfs an zusätzlichen Access Points oder fest verdrahteten Verbindungen. Die Messung des Thekenraums ist von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur den Platzbedarf der Geräte, sondern auch die Arbeitsabläufe des Personals und die Kundeninteraktionsbereiche berücksichtigt.

Der Spezialist dokumentiert alle Störquellen, wie z. B. Küchengeräte oder architektonische Barrieren, die die drahtlose Konnektivität beeinträchtigen könnten. In dieser Phase wird die Netzwerksicherheit bewertet, wobei alle vorhandenen Protokolle identifiziert und die erforderlichen Upgrades festgelegt werden, um die POS-Sicherheitsanforderungen zu erfüllen.

Hardware-Installation

Die Installation der Hardware erfordert eine genaue Aufmerksamkeit für die Platzierung und Integration der Komponenten. Der Prozess beginnt mit der Montage von primären Displays und Touchscreens in ergonomischen Höhen und Winkeln, um sicherzustellen, dass sie sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden sicher und dennoch zugänglich sind.

Belegdrucker müssen strategisch positioniert werden, um das Einlegen von Papier und den Wartungszugang zu erleichtern, während Bargeld sicher in den Thekenbereichen mit ausreichendem Abstand zum Öffnen und Schließen montiert werden müssen. Küchendrucker oder Küchenanzeigesysteme (KDS) müssen sorgfältig an hitzegeschützten, sichtbaren Orten mit ordnungsgemäßer Netzwerkverbindung platziert werden.

Barcode-Scanner müssen in Winkeln montiert werden, die ein einfaches Scannen bei gleichzeitiger Langlebigkeit ermöglichen. Zahlungsterminals müssen unter Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien in Reichweite des Kunden installiert werden. Alle Komponenten werden dann über professionelle Kabelmanagementsysteme verbunden, die die Verkabelung schützen und gleichzeitig ein sauberes Erscheinungsbild bewahren.

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Ganz gleich, ob Sie ein Einzelhandelsgeschäft, ein Café oder einen Imbissbuden betreiben, wir haben die Point-of-Sale-Hardware, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Beginnen Sie jetzt mit dem Aufbau Ihres idealen POS-Systems.

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Für neue Benutzer sollte die Software mit allen Produktinformationen vorinstalliert sein, einschließlich der folgenden:

• Name
• SKU
• Preis des Verkäufers
• Einzelhandelspreis
• Größen-/Farb-/Typoptionen
• Beschreibung
• Par-Niveaus
• Verbleibende Menge

Darüber hinaus können Sie weitere benutzerdefinierte Informationen einrichten, die mit jedem Produkt verknüpft sind. Dies wird Ihnen bei Ihrem Inventar, Ihrer Bestellung und Ihrem Verkauf helfen.

Neue Produkte können manuell über das Backend der Software hinzugefügt werden, aber häufiger werden diese Informationen als CSV-Datei hochgeladen. Sie können es einfach an Ihren POS-Anbieter senden, um es für Sie hochzuladen.

Netzwerkkonfiguration

Die Einrichtung des Netzwerks beginnt mit der Einrichtung einer sicheren, zuverlässigen Infrastruktur für das POS-System. Jede POS-Komponente erhält eine statische IP-Adresse innerhalb einer sorgfältig geplanten Netzwerkarchitektur. Der Spezialist konfiguriert ein separates, sicheres Wi-Fi-Netzwerk speziell für mobile POS-Geräte und implementiert Verschlüsselungsprotokolle auf Unternehmensebene.

Es folgt die VPN-Einrichtung, die einen sicheren Remote-Support-Zugriff bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Systemsicherheit ermöglicht. Die Firewall-Regeln sind sorgfältig konfiguriert, um die notwendige Zahlungsabwicklung zu ermöglichen und gleichzeitig unbefugten Zugriff zu blockieren.

Eine Backup-Internetverbindung wird eingerichtet und getestet, wobei häufig ein Dienstanbieter oder eine Technologie verwendet wird, die sich von der primären Verbindung unterscheidet. Netzwerkredundanzsysteme werden konfiguriert und getestet, um ein nahtloses Failover im Falle von primären Netzwerkproblemen zu gewährleisten.

Softwareinstallation und -konfiguration

Die Softwarephase umfasst die Installation und Konfiguration mehrerer Schichten wichtiger Programme. Die Installation der POS-Software beginnt mit der Hauptanwendung auf allen Terminals, gefolgt von der Einrichtung eines Datenbankservers mit entsprechender Redundanz und Backup-Protokollen.

Benutzerkonten werden mit entsprechenden Berechtigungsstufen basierend auf den Rollen und Zuständigkeiten der Mitarbeiter erstellt. Alle Peripherietreiber müssen korrekt installiert und auf eine ordnungsgemäße Kommunikation getestet werden. Automatisierte Backup-Systeme sind so konfiguriert, dass sie in bestimmten Intervallen ausgeführt werden, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Die Installation von Sicherheitssoftware umfasst Antiviren- und Anti-Malware-Programme, die speziell für den Schutz der POS-Umgebung konfiguriert wurden, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Menü/Inventar einrichten

Die Menü- und Bestandskonfiguration erfordert eine detaillierte Aufmerksamkeit für die Produktorganisation und die Preisstrukturen. Der Prozess beginnt entweder mit dem Importieren einer vorhandenen Produktdatenbank oder der Erstellung einer Produktdatenbank von Grund auf, um sicherzustellen, dass alle Artikel richtig kategorisiert und abteilungscodiert sind.

Es werden Preisstrukturen festgelegt, einschließlich spezieller Preisregeln, Happy-Hour-Anpassungen und Aktionspreise. Die Steuerregeln werden gemäß den lokalen Vorschriften konfiguriert. Parameter für die Bestandsverfolgung, einschließlich Meldebestandspunkte, Abweichungsverfolgung und Abfallprotokollierung, werden eingerichtet.

Modifikatorgruppen und Kombimahlzeiten sind so programmiert, dass eine genaue Preisgestaltung und Zubereitungsanweisungen für die Küche gewährleistet sind. Produktbilder werden formatiert und hochgeladen, um die Benutzeroberfläche zu verbessern, und Barcode-Zuordnungen werden erstellt und auf ihre Richtigkeit getestet.

Einrichtung der Zahlungsabwicklung

Die Konfiguration der Zahlungsabwicklung umfasst die sichere Integration mehrerer Finanzsysteme. Die Integration des Händlerkontos steht an erster Stelle, um eine ordnungsgemäße Kommunikation mit den Zahlungsabwicklern zu gewährleisten. Es folgt die Einrichtung des Zahlungsgateways, wobei sorgfältig auf Sicherheitsprotokolle und Transaktionsrouting geachtet wird.

Ihre POS-Lösung und Ihr Händlerdienstleister sollten zusammenarbeiten, um alle Geräte so zu konfigurieren, dass sie Kredit- und Debittransaktionen kommunizieren und ordnungsgemäß verarbeiten. Das System ist so konfiguriert, dass es mehrere Zahlungsmitteltypen verarbeiten kann, darunter Bargeld, Kredite, Geschenkkarten und mobile Zahlungen.

Für Restaurants ist die Trinkgeldbehandlung konfiguriert, einschließlich vorgeschlagener Trinkgeldberechnungen und Optionen für das Trinkgeldpooling.

Der Abwicklungsprozess am Ende des Tages ist automatisiert, einschließlich des Batch-Abschlusses und der Berichterstellung. Jede Zahlungsmethode wird unter verschiedenen Szenarien gründlich getestet, um eine zuverlässige Verarbeitung zu gewährleisten.

Mitarbeitereinrichtung und -schulung

Die Konfiguration des Mitarbeitersystems beginnt mit der Erstellung umfassender Profile für alle Mitarbeiter, einschließlich sicherer PIN-Nummern und Zugriffsebenen. Die Zeiterfassungsfunktion wird mit den richtigen Jobcodes und Lohnsätzen eingerichtet.

Das Arbeitsplanungsmodul ist so konfiguriert, dass es Stunden verfolgt, Schichten verwaltet und Arbeitskosten überwacht. Die Managerschulung konzentriert sich auf Systemadministration, Berichterstellung und Fehlerbehebungsverfahren.

Die Mitarbeiterschulung umfasst die täglichen Betriebsabläufe, einschließlich Transaktionsverarbeitung, Rückerstattungen und grundlegende Fehlerbehebung. Häufige Probleme und ihre Lösungen werden in einem zugänglichen Format dokumentiert, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

Testphase

In der Testphase werden alle Systemkomponenten und -funktionen systematisch verifiziert. Jede Art von Transaktion wird mehrfach mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden und Szenarien getestet. Der Belegdruck wird auf Richtigkeit und korrekte Formatierung überprüft.

Die Genauigkeit des Bestandsabzugs wird durch Testverkäufe und physische Zählungen überprüft. Alle Reporting-Funktionen werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft.

Tagesabschlussverfahren werden mehrmals durchlaufen, um einen ordnungsgemäßen Systemabschluss und die Erstellung von Berichten zu gewährleisten. Es werden verschiedene Fehlerszenarien simuliert, um die Verfahren zur Systemwiederherstellung zu verifizieren.

Vorbereitung des Go-Live

Die Vorbereitung des Starts erfordert eine sorgfältige Koordination mehrerer Elemente. Es wird eine vollständige Systemsicherung durchgeführt und verifiziert. Alle Konfigurationen werden abschließend überprüft und dokumentiert. Die Schulungsunterlagen werden gedruckt und an die Mitarbeiter verteilt.

Die Verfahren für den Supportkontakt werden eingerichtet und an alle Beteiligten kommuniziert. Für die Go-Live-Phase ist zusätzliche personelle Unterstützung geplant, um auftretende Probleme zu lösen. Für den Fall größerer Probleme wird ein detaillierter Rollback-Plan erstellt, der spezifische Triggerpunkte und Verfahren enthält.

Support nach der Installation

In der Zeit nach der Installation liegt der Schwerpunkt auf der Sicherstellung einer nachhaltigen Systemleistung und Benutzerakzeptanz. Die Systemleistung wird genau auf Probleme oder Engpässe überwacht. Betriebsprobleme in der ersten Woche werden umgehend behoben und Lösungen für zukünftige Referenzen dokumentiert.

Die Systemkonfigurationen werden auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsmuster und Benutzerfeedback fein abgestimmt. Bei Bedarf sind zusätzliche Schulungen geplant, um Wissenslücken zu schließen. Alle benutzerdefinierten Änderungen werden für zukünftige Supportanforderungen gründlich dokumentiert.

Es wird ein regelmäßiger Wartungsplan erstellt, der Systemupdates, Backup-Überprüfungen und Hardware-Überprüfungen umfasst.

Schauen Sie sich nach der besten Einzelhandelssoftware um

Nicht alle POS-Systeme sind gleich. Und es werden unterschiedliche Lösungen für unterschiedliche Geschäftstypen entwickelt. Zum Beispiel bietet KORONA POS maßgeschneiderte Software für verschiedene Einzelhandelsbetriebe (wie POS für Spirituosengeschäfte, POS für Convenience-Shops und POS für Tierhandlungen), Ticketing-Unternehmen, Veranstaltungen und Weingüter, richtet sich jedoch nicht an Full-Service-Restaurants oder Bekleidungshändler. Es ist wichtig, von Anfang an einige Grundlagenforschung zu betreiben, um festzustellen, ob eine bestimmte Lösung die richtigen Tools und Funktionen bietet.

Sobald Sie dies eingegrenzt haben, gibt es einige zusätzliche Punkte, die Sie beim Durchlaufen des Kaufprozesses berücksichtigen sollten:

• Hardware
• Zulassung
• Integrationen
• Funktionen
• Verarbeitung
• Preisgestaltung

Hardware

Die meisten Einzelhändler müssen sich zwischen POS-Desktops, Tablets oder einer Kombination aus beidem entscheiden. Andere wünschen sich vielleicht eine teurere und robuste Investitionen wie Self-Checkout-Kioske. Berücksichtigen Sie Ihre Peripheriegeräte wie Beleg- und Ticketdrucker, Scanner und Kreditkartengeräte.

Zulassung

Einige Software wird zum direkten Kauf angeboten, während es sich bei anderen um cloud Abonnementdienste handelt. Wählen Sie aus, welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Der Besitz der Lizenz ist eine langfristige Investition, während ein monatliches Abonnement Updates und Kundensupport während der gesamten Nutzungsdauer umfasst.

Integrationen

Da POS-Software das Zentrum Ihres Geschäftsbetriebs ist, muss sie in andere Software integriert werden, um Ihr Geschäft zu rationalisieren. Solche Integrationen können CRM-Systeme, Buchhaltung, Planung und E-Commerce umfassen.

Funktionen

Einige von Ihnen suchen vielleicht nach Nischenfunktionen, wie z. B. Lieferantenbeziehungen, Event-Management oder einer eingehenden Produktanalyse. Fragen Sie nach diesen Artikeln, während Sie sich umsehen.

Verarbeitung

Alle Kredit- und Debitkartenverkäufe müssen über einen Verarbeiter abgewickelt werden. Erkundigen Sie sich nach Verarbeitungsvereinbarungen oder Verträgen, die mit einer Point-of-Sale-Lösung verbunden sind.

Preisgestaltung und Struktur

Berücksichtigen Sie schließlich den Preis und die Struktur des Arrangements. Achten Sie auf kostspielige Bearbeitungspakete, langwierige Verträge oder zusätzliche Gebühren. Halten Sie es transparent mit Pauschalzahlungen und monatlichen Abonnements. Einen genaueren Einblick in die Suche nach dem richtigen POS finden Sie in unserem Leitfaden zur Suche nach dem richtigen POS für Ihr kleines Unternehmen.

Auswahl des richtigen POS-Setups für Ihre Verkaufsfläche

Es ist wichtig, auch das Layout und den Grundriss Ihres Geschäfts zu berücksichtigen. Für viele Unternehmen ist Platz ein ernstzunehmendes Gut. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Kassenbereich entsprechend planen.

• Wenn Sie über einen Bargeld Cash-Wrap-Bereich verfügen, ist eine größere Desktop-Lösung praktikabler.
• Sie können ein kleines Tablet mit einem Belegdrucker für kleine Räume montieren.
• Einzelhändler, die ihre Kunden auf der Verkaufsfläche kontrollieren, benötigen dazu unmontierte Tablets.
• Bestimmen Sie die Anzahl der dedizierten Lanes, die Sie benötigen, und kaufen Sie geeignete Hardware, um sie zu unterstützen.
• Finden Sie die richtigen Zahlungsgeräte, je nachdem, was Sie akzeptieren möchten – EMV, mobile Zahlungen usw.

Denken Sie daran, dass Sie nicht möchten, dass der Raum zu voll wird. Halten Sie das Design einfach und effizient, um Ihren Platz zu maximieren.

Holen Sie sich Hilfe von Ihrem POS-Anbieter

Die Hilfe Ihres POS-Anbieters ist entscheidend für eine reibungslose Implementierung und langfristige Systemeffizienz. Die meisten Anbieter bieten Unterstützung beim Onboarding an, die Ihnen bei der Systemeinrichtung, der Hardwarekonfiguration und der Softwareanpassung hilft.

Sie können auch eine nahtlose Datenmigration von Ihrem vorherigen System gewährleisten. Darüber hinaus bieten die Anbieter häufig Schulungen, Dokumentationen und Video-Tutorials an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie sie das System effektiv nutzen können.

Über die Ersteinrichtung hinaus kann Ihr POS-Anbieter eine wertvolle Ressource für den laufenden Support und die Systemoptimierung sein. Viele bieten 24/7 technische Unterstützung, Remote-Fehlerbehebung und Software-Updates, um einen reibungslosen Betrieb Ihres Systems zu gewährleisten.

Wenn Sie auf Probleme mit Hardware-Fehlfunktionen, Verbindungsproblemen oder Transaktionsfehlern stoßen, können Sie sich an das Support-Team Ihres Anbieters wenden, um diese schnell zu beheben.

So richten Sie Ihren KORONA POS ein

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