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In der schnelllebigen Welt des Einzelhandels kann die Rolle einer optimierten und automatisierten Bestandsverwaltung nicht hoch genug eingeschätzt werden. Unter den verschiedenen Methoden der Bestandsverwaltung sticht eine gut strukturierte Bestandstabelle – meist in Microsoft Excel oder Google Sheets – als ein Tool hervor, das die Bestandsverfolgung und -verwaltung vereinfachen, Fehler reduzieren und sicherstellen kann, dass Ihre Regale immer gefüllt sind.

Dieser Beitrag führt Sie durch Bestandstabellen, deren Erstellung, die besten Praktiken für die Bestandsverwaltung und wie ein fortschrittliches POS-System die erfolgreiche Bestandsverwaltung für Ihr Unternehmen optimieren kann.

Was ist eine Inventartabelle?

Eine Bestandstabelle ist eine wichtige Komponente des Bestandsverwaltungsprozesses. Es handelt sich um ein Dokument, das es Geschäftsinhabern und Bestandsmanagern ermöglicht, ihre Lagerbestände in Echtzeit aufzuzeichnen und zu verfolgen, um ihre Lagermenge besser zu überwachen und zu verwalten.

Die idealen Bestandstabellen helfen Unternehmen, einen gesunden Lagerumschlag aufrechtzuerhalten und die Kundennachfrage ohne Über- oder Unterbestände zu erfüllen.

Vorteile der Erstellung einer Inventartabelle

Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt von einer effektiven Bestandsverwaltung ab – sie stellt sicher, dass Sie über die Produkte und Verbrauchsmaterialien verfügen, die Sie benötigen, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und Einnahmen zu generieren. Der Weg dorthin führt über genaue Aufzeichnungen. Hier kommen Bestandstabellen ins Spiel.

Hier sind einige Vorteile der Erstellung und Pflege einer Inventartabelle:

• Effizienz: Die Verfolgung Ihrer Lagerbestände mithilfe einer Tabelle hilft Ihnen zu verstehen, was Sie möglicherweise bestellen (oder nicht bestellen) müssen. Durch die Nutzung von Formeln in Ihrem Inventarblatt automatisieren Sie Berechnungen und optimieren Ihren Inventarprozess.

• Zugänglichkeit: Die Erstellung einer Inventartabelle in einer Standard-Textverarbeitungssoftware, insbesondere auf einer cloud Plattform wie Google Sheets, könnte Ihre Inventardaten für andere Benutzer zugänglicher machen und einfacher teilen. Diese Zugänglichkeit ermöglicht es Ihrem Team, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen.

• Genauigkeit: Wenn Sie eine Bestandstabelle führen, erhalten Sie Zugriff auf genaue Echtzeitdaten, insbesondere wenn Sie Formeln nutzen.

• Anpassbarkeit: Sie können Ihre Inventartabelle mit genau den Zeilen, Spalten, Funktionen und Formaten anpassen, die am besten zu Ihrem Erfolg beitragen. Erwägen Sie die Verwendung von benutzerdefinierten Kategorien, Unterkategorien, Dropdown-Listen sowie Diagrammen und Grafiken in Ihrer Tabelle.

• Kosten: Software wie Microsoft Office oder Google Docs ist eine kostengünstige (oder kostenlose) Lösung für die Bestandsverwaltung, insbesondere im Vergleich zu komplexerer Software. Das Erstellen einer Tabellenkalkulation ist eine ausgezeichnete Option, wenn Ihr Unternehmen ein begrenztes Budget hat.

So erstellen Sie eine Inventartabelle

Fortschrittliche POS-Systeme bieten Ihrem Unternehmen mehr Vorteile als eine Tabellenkalkulation, wie z. B. Echtzeit-Updates und automatisierte Prozesse. Nichtsdestotrotz sind Tabellenkalkulationen ein großartiges Startertool, um den Überblick über Ihre aktuellen Lagerbestände zu behalten und Ihr Inventar effizient zu verwalten, insbesondere wenn Sie mit weniger Kapital arbeiten.

Schauen wir uns die Schritte zum Einrichten Ihrer Tabelle an:

Schritt #1: Wählen Sie Ihre Tabellenkalkulationssoftware

Das Wichtigste zuerst: Wählen Sie die Tabellenkalkulationssoftware, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Microsoft Excel und Google Sheets sind beliebt, weil sie vielseitig und zugänglich sind. Jedes bietet robuste Tools für die Datenorganisation und -analyse, wie z. B. eine breite Palette von Formeln, die Ihre Bestandsdaten klar umreißen.

Bei der Auswahl eines Tabellenkalkulationsprogramms ist es wichtig sicherzustellen, dass es Ihre Anforderungen erfüllt, einfach zu navigieren ist und für alle notwendigen Benutzer in Ihrem Unternehmen zugänglich ist.

Schritt #2: Richten Sie Ihre Tabellenkalkulationsstruktur ein

Es ist an der Zeit, Ihre leere Tabelle zu erstellen, zu organisieren und zu strukturieren. Sie können eine neue Arbeitsmappe für die Bestandsverwaltung erstellen, oder Sie können einer bereits vorhandenen Tabelle eine Registerkarte für die Bestandsverwaltung hinzufügen.

In der obersten Zeile Ihrer Tabelle befinden sich die Spaltenüberschriften. Geben Sie in der ersten Zelle jeder Spalte den Namen Ihrer Lagerbestandskategorie ein. Um Ihre Tabelle optisch ansprechend zu gestalten, verwenden Sie verschiedene Farben, Schriftarten, Stile, Breiten oder Textumbrüche.

Schritt #3: Wählen Sie Ihre Überschriften

Welche Inventarkategorien Sie auswählen, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten und Ihren Inventarpraktiken ab. Zu den häufig verwendeten Spalten gehören:

• Artikelname
• Artikel-ID
• Kategorie
• Lieferant
• Kaufdatum
• Kaufpreis
• Verfügbare Menge
• Tage pro Nachbestellung
• Verkaufspreis
• Kosten pro Einheit
• Seriennummer
• Mindestbestellmenge
• Bestellzeit
• Artikeldetails

Achten Sie bei der Auswahl und dem Hinzufügen Ihrer Kategorien darauf, wie Sie sie sortieren. Zu den Best Practices gehört das Gruppieren von Kategorien, insbesondere wenn Sie mehrere Zeilen verwenden, um eine Berechnung abzuschließen.

Wenn Sie z. B. die Spalten für den Stückpreis, die Anzahl der Artikel und den Nettowert zusammen platzieren, können Sie den Nettowert eines Artikels basierend auf den Werten in den vorherigen Zellen automatisch berechnen und visualisieren.

Schritt #4: Geben Sie Ihre Daten ein

Geben Sie alle relevanten Bestandsdaten in Ihre Tabelle ein. Genauigkeit ist entscheidend, also überprüfen Sie jeden Eintrag noch einmal, um Fehler zu minimieren, insbesondere bei der Durchführung von Inventurzählungen. Wenn Sie Ihre Arbeit während der Arbeit überprüfen, sparen Sie sich die Zeit, im Nachhinein herauszufinden, wo Sie einen Fehler gemacht haben.

Nichtsdestotrotz besteht immer ein Risiko, wenn Zahlen manuell in einen Computer eingegeben werden. Erwägen Sie die Integration mit KORONA POS, um Ihre Bestandsdaten automatisch zu synchronisieren und zu aktualisieren, um die Genauigkeit und Effizienz zu erhöhen.

Schritt #5: Implementieren Sie Formeln für automatische Berechnungen

Die Verwendung von Formeln zur Automatisierung Ihrer Berechnungen spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, genaue Aufzeichnungen zu führen, indem menschliche Fehler minimiert werden. Formeln können Ihnen helfen, Ihren Gesamtinventarwert zu berechnen und Warnungen für niedrige Lagerbestände einzurichten. Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende von Formeln, also recherchieren Sie, um die besten für Sie zu finden.

Schritt #6: Speichern Sie Ihre Arbeit

Cloud Plattformen wie Google Sheets speichern Ihre Arbeit automatisch, vorausgesetzt, Sie haben eine stabile Netzwerkverbindung. Bei nicht cloud Software wie Excel sollten Sie Ihre Arbeit immer speichern, während Sie möchten.

Erwägen Sie, einen Abschnitt für das Datum Ihrer letzten Aktualisierung in Ihre Tabelle aufzunehmen, und speichern Sie Ihre Datei an einem sicheren Ort, auf den Sie und Ihr Team leicht zugreifen können. Wenn Sie Ihre Tabelle online erstellen, gewähren Sie den entsprechenden Parteien Zugriff.

Schritt #7: Aktualisieren Sie Ihr Blatt regelmäßig

Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan fest, wie oft Sie Ihre Lagerbestandsinformationen auf dem Blatt aktualisieren. Die Häufigkeit hängt von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrem Lagerumschlag ab, also aktualisieren Sie Ihre Aufzeichnungen nach Ihren Bedürfnissen und tun Sie dies regelmäßig.

Vorlagen für Bestandstabellen

Die richtigen Tools zur Verwaltung Ihres Inventars können den Unterschied für den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen. Im Folgenden finden Sie anpassbare Vorlagen für die Bestandsverwaltung für Excel und Google Sheets, mit denen Sie Ihr Inventar einfach verfolgen und verwalten können.

Google Sheets-Inventarvorlage

Für diejenigen, die es vorziehen, in der cloud zu arbeiten, bietet unsere Google Sheets-Inventarvorlage ähnliche Funktionen mit dem zusätzlichen Vorteil der Zusammenarbeit in Echtzeit und des Zugriffs von überall mit einer Internetverbindung.

Mit dieser Vorlage können Sie Lagermengen verwalten, Artikelkategorien überwachen und Lieferantendetails aus Google Sheets jederzeit und überall verfolgen. Sie können es auch anpassen!

Excel-Inventar-Vorlage

Unsere Excel-Inventarvorlage wurde entwickelt, um Ihren Bestandsverwaltungsprozess zu rationalisieren. Mit voreingestellten Spalten und Formeln können Sie Lagerbestände, Bestellpunkte und Lieferanteninformationen einfach nachverfolgen. Passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an und halten Sie Ihre Bestandsdaten organisiert und aktuell.

Einzelhändler können sich auch unsere kostenlose Vorlage für tägliche Verkaufsberichte ansehen.

So automatisieren Sie die Bestandsverwaltung ohne Tabellenkalkulation

Die Verwaltung und Verfolgung Ihrer Bestandsdaten mithilfe einer Tabellenkalkulation ist weitaus effizienter als die Erstellung manueller Bestandslisten, insbesondere mit Funktionen wie Funktionen, Diagrammen und Tabellen.

Allerdings sind in den letzten Jahren zahlreiche Einzelhandelsmanagement-Software entstanden, um die Bestandsverwaltung schneller und einfacher als je zuvor zu gestalten. Die Automatisierung der Bestandsverwaltung kann die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Geschäftsabläufe erheblich steigern, ohne dass Sie Zahlen in eine Tabellenkalkulation eingeben müssen.

Darüber hinaus ermöglicht Technologie wie RFID für die Bestandsverwaltung eine Datenverfolgung in Echtzeit, die menschliche Arbeit bei der Bestandsverwaltung nahezu überflüssig macht, was bedeutet, dass Sie Ihre Ressourcen in andere, strategischere Richtungen zuweisen können.

Ein modernes POS-System bietet robuste Bestandsverwaltungsfunktionen, die über herkömmliche Tabellenkalkulationen hinausgehen. Mit KORONA POS können Sie Lagerbestände in Echtzeit verfolgen, Nachbestellungsprozesse automatisieren und sich in Ihre E-Commerce-Plattformen integrieren, um ein nahtloses Multichannel-Bestandsmanagement zu ermöglichen. Die Automatisierung auf dieser Ebene reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und liefert umsetzbare Erkenntnisse durch POS-Berichte und -Analysen.

Abschließende Gedanken

Das Erstellen einer Bestandstabelle ist ein wertvoller erster Schritt bei der Verwaltung Ihres Lagerbestands. Es hilft Ihnen, Ihre Lagerbestände und Umschlagsraten zu verstehen und gleichzeitig Berechnungen zu automatisieren, und wer würde das nicht wollen?

Für eine effizientere Lösung empfehlen wir jedoch, fortschrittliche Bestandsverwaltungssoftware wie KORONA POS zu nutzen. Diese Systeme bieten Echtzeitdaten, Automatisierung und Integration in Ihre Vertriebsprozesse, sodass Sie alle Ihre Daten an einem Ort aufbewahren können.

Besuchen Sie unsere Seite mit POS-Funktionen , um mehr darüber zu erfahren, wie KORONA POS Ihr Bestandsmanagement verbessern kann.