In diesem Leitfaden werden wir 16 wesentliche Funktionen von POS-Systemen untersuchen, auf die jeder Geschäftsinhaber achten sollte. Von der Bestandsverfolgung bis hin zur Omni-Channel-Integration können diese Funktionen Ihnen helfen, Ihre Abläufe zu optimieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.
Unabhängig davon, ob Sie Ihr bestehendes System aufrüsten oder zum ersten Mal in eines investieren, ist das Verständnis dieser unverzichtbaren Funktionen entscheidend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Hier finden Sie wichtige Funktionen des POS-Systems wie Bestandszählung, verschiedene Filialberichte, Zahlungsoptionen und eine einfache Integration, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, reibungslos zu laufen. Im Folgenden untersuchen wir eine Handvoll zusätzlicher Funktionen für das ideale POS-System für Einzelhandelsunternehmen.
16 wichtige Funktionen des POS-Systems
1. Inventardatenbank und Zählung
Ein robustes POS-System muss über eine umfassende Bestandsdatenbank verfügen, die es Einzelhändlern ermöglicht, jeden Artikel in ihrem Geschäft effizient zu verfolgen. Diese Funktion sollte SKU-Verwaltung, Barcode-Scannen und Produktkategorisierung für eine optimierte Organisation umfassen. Die Bestandszählungsfunktion hilft bei der Automatisierung von Bestandszählungen, reduziert manuelle Fehler und den Zeitaufwand für die physische Inventur. Suchen Sie nach Systemen, die cloud Bestandsverwaltungsaktualisierungen, damit Sie immer wissen, was auf Lager ist.
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2. Benachrichtigungen über niedrige Lagerbestände und Vorschläge für automatische Bestellungen
Warnungen bei niedrigem Lagerbestand sind wichtige Funktionen des POS-Systems, auf die Sie achten sollten. Das richtige POS-System für den Einzelhandel sendet automatische Benachrichtigungen, wenn die Lagerbestände unter einen voreingestellten Schwellenwert fallen, sodass Sie nachbestellen können, bevor sie zur Neige gehen. Noch besser ist, dass fortschrittliche Systeme Bestellungen auf der Grundlage historischer Verkaufsdaten und Trends vorschlagen können, um Ihre Lagerbestände zu optimieren, ohne zu viel in den Bestand zu investieren.
3. Detaillierte Produktberichte
Ein POS-System mit detaillierten Produktberichten bietet Einblicke in die gut verkauften Artikel, welche unterdurchschnittlichen Ergebnisse und saisonale Trends. Diese Berichte helfen Ihnen, datengesteuerte Entscheidungen über Preisgestaltung, Werbeaktionen und Lagerstrategien zu treffen. Suchen Sie nach Systemen, die Berichte zu Kennzahlen wie Produktmargen, Fluktuationsraten und Verkaufsleistung nach Kategorie bereitstellen. Diese POS-Funktionen können besonders nützlich sein, da sie es Ihnen ermöglichen, sich Gewinsspanne Artikel zu konzentrieren und langsam drehende Lagerbestände einzustellen oder zu rabattieren. POS-Software wie KORONA POS bietet anpassbare Produktberichte und Verkaufsanalysen, die am besten bestimmen, wie viel zu einem bestimmten Zeitpunkt bestellt werden soll.
4. Werbeaktionen und Verkäufe im Geschäft
Das beste POS-System für den Einzelhandel sollte den Prozess der Einrichtung und Verwaltung von Werbeaktionen, Rabatten und Verkäufen vereinfachen. Es sollte Ihnen ermöglichen, auf einfache Weise prozentuale oder Dollar-Betragsrabatte, BOGO-Angebote (Buy One, Get One) und zeitgesteuerte Werbeaktionen zu erstellen.
Ein intuitives Werbemodul trägt dazu bei, die Kundenfrequenz zu steigern, den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen und langsame Lagerbestände zu entrümpeln. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr POS-System diese Rabatte automatisch an der Kasse anwenden kann, um Fehler an der Kasse zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Lassen Sie sich von dieser POS-Systemfunktion entscheidende Zeit bei niederen Aufgaben sparen.
5. Umlagerungen zwischen Filialen
Wenn Sie mehrere Standorte betreiben, sind Lagerumlagerungsmöglichkeiten unerlässlich. Mit dieser POS-Funktion können Sie Lagerbestände zwischen Filialen verschieben, um die Lagerbestände basierend auf der Nachfrage auszugleichen. Mit einem soliden POS-System können Sie Transportaufträge nahtlos erstellen, verfolgen und verwalten, wobei Aktualisierungen in Echtzeit angezeigt werden. Suchen Sie nach Systemen, die detaillierte Transferprotokolle und Berichte bereitstellen, um Produktbewegungen zu überwachen und das Risiko von verlorenen oder verlegten Artikeln zu verringern.
6. Berichterstattung an die Mitarbeiter
Die Funktionen zur Mitarbeiterberichterstattung helfen Ihnen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu überwachen, Verkaufsziele zu verfolgen und Top-Performer zu identifizieren. Es kann Metriken wie individuelle Verkäufe, den durchschnittlichen Transaktionswert und Kundeninteraktionen enthalten.
Detaillierte Berichte sollten in der Lage sein, genau hervorzuheben, was ein Mitarbeiter verkauft hat, einschließlich des Durchschnittspreises pro Kunde und der Transaktionen pro Stunde.
Diese Berichte ermöglichen es Ihnen, Leistungsträger zu belohnen, leistungsschwache Mitarbeiter gezielt zu schulen und die Planung auf der Grundlage von Vertriebsmustern zu optimieren. Ein fortschrittliches System kann es Ihnen auch ermöglichen, Verkaufsziele festzulegen und Provisionen zu verfolgen.
7. Benutzerkonten und unterschiedliche Zugriffsebenen
Um vertrauliche Geschäftsinformationen zu schützen, sollte Ihr POS Benutzerkonten mit unterschiedlichen Zugriffsebenen anbieten. Zum Beispiel benötigen Kassierer möglicherweise nur Zugriff auf Verkäufe und Retouren, während Manager auf Inventar, Berichte und Leistungsdaten der Mitarbeiter zugreifen können. Suchen Sie nach Systemen, die die Anpassung von Benutzerberechtigungen ermöglichen, um die Sicherheit und Verantwortlichkeit zu erhöhen und interne Diebstähle oder Datenschutzverletzungen zu verhindern.
8. Kundendatenbank und Bestellhistorie
Eine Kundendatenbank ist von unschätzbarem Wert, um das Einkaufserlebnis zu personalisieren und die Loyalität zu fördern. Ihr POS sollte die Kontaktdaten der Kunden, die Kaufhistorie, die Vorlieben und sogar Geburtstage für gezielte Marketingkampagnen speichern. Mit der Bestellhistorie können Sie schnell vergangene Transaktionen für Rücksendungen oder Umtausch nachschlagen, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die Konsolidierung dieser Daten kann Ihnen helfen, Strategien für Marketing und Merchandising im Einzelhandel zu entwickeln.
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9. Rücksendungen, Gutschriften und Rückerstattungen
Abgesehen davon, dass Retouren für Kunden ein stressfreier Prozess sind, sollten sie auch für Sie einfach sein. Ihre Verkaufsstelle sollte die Artikel wieder in Ihr Inventar aufnehmen und Ihnen die Möglichkeit geben Bargeld – oder Kreditrückgabe anzubieten, eine Gutschrift zu speichern oder gegen ein anderes Produkt zu tauschen. Wir alle wissen, wie frustrierend es ist, durch Reifen zu springen, um eine Rückkehr zu erzielen. Heben Sie Ihr Unternehmen mit einer einfachen Rückgaberichtlinie und einem einfachen Rückgabeverfahren ab.
10. Geteilte oder große Auswahl an Zahlungsoptionen
Die Verbraucher von heute erwarten Flexibilität bei den Zahlungsmethoden. Ihr POS sollte eine breite Palette von Zahlungsoptionen unterstützen, darunter Bargeld, Kredit-/Debitkarten, kontaktloses Bezahlen und digitale Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay.
Darüber hinaus erhöht die Möglichkeit, Zahlungen auf verschiedene Methoden (z. B. teils Karte, teils Bargeld) aufzuteilen, den Kundenkomfort. Kunden können teilweise mit einer Gutschein bezahlen oder Zahlungen zwischen Bargeld und Kredit aufteilen.
Das Angebot vielfältiger Zahlungsmöglichkeiten kann die Checkout-Zeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit verbessern, was zu höheren Umsätzen führt.
11. Schlanke und mobile Register
Ein moderner POS sollte flexibel genug sein, um sowohl feste als auch mobile Setups zu ermöglichen. Es ist besonders nützlich für Pop-up-Shops, Veranstaltungen oder geschäftige Einzelhandelsumgebungen. Mobile POS-Systeme können auch für das Überspringen von Warteschlangen verwendet werden, bei denen das Personal Transaktionen in den Gängen der Filialen abwickelt und so den Service in Spitzenzeiten beschleunigt.
Nicht nur die Zahlungsoptionen sollten vielfältig und nahtlos sein, sondern auch die Kassen selbst sollten auch so aussehen. Vielleicht würde Ihre Verkaufsfläche von mobilen Kassen im Vergleich zu Desktop-POS profitieren.
12. Integration mit Tools von Drittanbietern
Ein weiteres POS-Merkmal, auf das Sie achten sollten, sind die Integrationsfähigkeiten. Der Point of Sale sollte sich nahtlos in andere Business-Tools wie Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen, CRM-Systeme und Zahlungsabwickler von Drittanbietern integrieren lassen. Einzelhändler sollten POS-Systemen den Vorzug geben, die offene APIs oder vorgefertigte Integrationen für maximale Flexibilität bieten.
Software von Drittanbietern sollte auch für Nischenfunktionen verfügbar sein. Erweiterte Treueprogramme, Buchhaltungssoftware und Etikettendruck sind einige Beispiele für POS-Software, die sich leicht in Ihr System integrieren lassen sollte.
13. Verwaltung Filialbetrieb
Die Multi-Store-Management-Funktionen Mit dieser Funktion können Geschäftsinhaber Daten für einzelne Filialen oder alle ihre Filialen auf einmal anzeigen. Wenn Sie Filialen an der Westküste und an der Ostküste haben, können Sie sie so einrichten, dass Filialen nach bestimmten geografischen Regionen oder Wirtschaftsgebieten gruppiert werden.
Auf diese Weise können Sie die angezeigten Daten basierend auf den von Ihnen ausgewählten Filialen oder Regionen anpassen und analysieren, anstatt Informationen für Ihre gesamte Organisation auf einmal anzuzeigen. Einige POS-Systeme, wie z. B. KORONA POS, bieten auch Franchise-POS-Funktionen , die speziell für Franchising-Unternehmen entwickelt wurden. Diese Funktionen helfen sowohl den Franchisenehmern (den Einzelpersonen oder Unternehmen, die Franchise-Standorte besitzen und betreiben) als auch dem Franchisegeber (dem Unternehmen, dem die gesamte Franchise-Marke gehört).
Eine dieser Funktionen sind automatisierte Lizenzgebührenzahlungen, die sicherstellen, dass der Franchisegeber die korrekten Lizenzgebühren von jedem Franchisenehmer genau und nahtlos einzieht. Darüber hinaus können Franchisegeber einen zentralisierten Bestandskatalog einrichten, der es Franchisenehmern ermöglicht, Produkte über das Lager des Franchisegebers zu bestellen.
14. Integrierter Lieferanteneinkauf
Eine integrierte Lieferanteneinkaufsfunktion in Ihrem POS ermöglicht es Ihnen, Bestellungen zu erstellen, sie direkt an Lieferanten zu senden und den Bestellstatus innerhalb des Systems zu verfolgen. Es sollte Ihnen auch helfen, Lieferantenbeziehungen zu verwalten, indem es Einblicke in die Lieferantenleistung und die Lieferzeiten bietet.
Das Softwaresystem lässt sich in die Plattform oder das Online-Portal Ihres Lieferanten integrieren. Sie können Bestellungen direkt im POS-System erstellen, oft basierend auf voreingestellten Bestellpunkten oder Benachrichtigungen über niedrige Lagerbestände. Sobald eine Bestellung vom Lieferanten bestätigt wurde, werden die Lagerbestände im POS-System automatisch aktualisiert.
15. Omni-Channel-Integration
Die Omni-Channel-Integration sorgt für ein einheitliches Kundenerlebnis über Online- und Offline-Kanäle hinweg. Sie sollten nach einem System suchen, das Inventar, Bestellungen und Kundendaten zwischen Ihrem physischen Geschäft und Ihren E-Commerce-Plattformen synchronisieren kann und Funktionen wie Click-and-Collect, Rückgabe von Online-Einkäufen im Geschäft und nahtlose Treueprogramme ermöglicht. Diese Integration verbessert das Kundenerlebnis und liefert umfassende Daten zur Optimierung von Vertriebsstrategien. Einzelhändler, die online expandieren möchten, sollten POS-Systemen mit starken Omnichannel-Funktionen Vorrang einräumen.
16. Einfuhr von Massengütern
Mit der Funktion zum Importieren von Massenprodukten können Sie große Produktlisten mit Details wie SKUs, Beschreibungen und Preisen aus einer CSV-Datei oder einem ähnlichen Format hochladen. Anstatt jedes Produkt manuell über die POS-Schnittstelle hinzuzufügen, können Sie mit dem Massenimport eine Tabelle (in der Regel im CSV-Format) hochladen, die alle Produktinformationen enthält. Diese Funktion spart Stunden manueller Dateneingabe und hilft Ihnen, schneller loszulegen. Suchen Sie nach Systemen, die eine Fehlerprüfung und Datenvalidierung während des Imports bieten, um eine genaue Einrichtung zu gewährleisten.
Weitere wichtige Funktionen des POS-Systems, auf die Sie achten sollten
Zusätzlich zu den oben aufgeführten wesentlichen Merkmalen gibt es noch weitere wichtige Funktionen, die Unternehmen bei der Auswahl einer POS-Lösung priorisieren sollten. Diese Funktionen können einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und einen reibungslosen täglichen Betrieb gewährleisten.
Hier sind einige zusätzliche wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
1. Rechnungsstellung
Ein robustes POS-System sollte Rechnungsstellungsfunktionen umfassen, die es Unternehmen ermöglichen, Rechnungen direkt an Kunden zu erstellen und zu senden. Diese Funktion ist besonders wichtig für B2B-Einzelhändler oder Dienstleistungsunternehmen, die Kreditkonditionen anbieten. Suchen Sie nach Systemen, die benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen, automatische Rechnungserinnerungen und einen nahtlosen Zahlungseinzug unterstützen, um das Bargeld und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
2. Flexibilität bei der Zahlungsabwicklung
Ein verarbeitungsunabhängiges POS-System ermöglicht es Unternehmen, sich in jeden Zahlungsabwickler zu integrieren und ihnen die Freiheit zu geben, die besten Tarife und Anbieter auszuwählen. Es eignet sich auch für Hochrisikobranchen, die spezialisierte Zahlungslösungen benötigen und gleichzeitig PCI-Compliance und -Sicherheit gewährleisten.
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3. Anpassbare Quittungen
Anpassbare Belege verbessern die Markenkonsistenz und die Kundenbindung. Ein POS-System, mit dem Sie Quittungen mit Ihrem Logo, benutzerdefinierten Nachrichten, Werbeangeboten und QR-Codes für Feedback oder Anmeldungen zu Treueprogramm personalisieren können, kann das Kundenerlebnis verbessern. Suchen Sie nach Systemen, die sowohl gedruckte als auch digitale Belege unterstützen und Ihren Kunden Flexibilität bieten.
4. Offline-Modus
Ein zuverlässiges POS-System sollte einen Offline-Modus bieten, um die Geschäftskontinuität bei Internetausfällen zu gewährleisten. Mit dieser Funktion können Sie die Verarbeitung von Transaktionen und die Speicherung von Verkaufsdaten auch dann fortsetzen, wenn das Netzwerk ausgefallen ist. Sobald die Konnektivität wiederhergestellt ist, sollte das System automatisch alle Offline-Daten synchronisieren, um den Verlust von Verkaufs- oder Bestandsinformationen zu verhindern.
5. Altersverifizierung
Für Unternehmen, die altersbeschränkte Produkte wie Alkohol oder Tabak verkaufen, ist eine integrierte Altersverifizierung unerlässlich. Ein POS-System mit dieser Funktion fordert Kassierer auf, das Alter eines Kunden zu überprüfen, indem sie einen Ausweis scannen oder das Geburtsdatum manuell eingeben, bevor sie eine Transaktion abschließen. Die Altersverifizierungsfunktionen gewährleisten die Einhaltung lokaler Gesetze, reduzieren menschliche Fehler und schützen Ihr Unternehmen vor kostspieligen Geldstrafen.
6. Produktmassenfilter und -bearbeitung
Die Verwaltung großer Bestände erfordert effiziente Tools, um mehrere Produkte gleichzeitig zu filtern und zu bearbeiten. Ein POS-System mit Massenfilter- und Massenbearbeitungsfunktionen ermöglicht es Unternehmen, Preise, Kategorien, Beschreibungen und Lagerbestände schnell zu aktualisieren.
7. Optimierung der Auftragsebene
Die Optimierung des Bestellniveaus hilft Unternehmen, ihre Gewinne zu maximieren, indem sie ideale Bestellmengen basierend auf Verkaufstrends, Lagerbeständen und Lieferantenvorlaufzeiten vorschlägt. Fortschrittliche POS-Systeme nutzen KI-gesteuerte Erkenntnisse, um Überbestände oder Fehlbestände zu verhindern, die Lagerkosten zu senken und den Bargeld zu verbessern. Automatisierte Nachbestellungsauslöser rationalisieren die Beschaffung und verbessern die Gesamteffizienz der Lieferkette.
Vorteile von POS-Systemen für den Einzelhandel
POS-Systeme bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Einzelhandelsunternehmen und sind daher unverzichtbare Werkzeuge für einen effizienten Betrieb und einen verbesserten Kundenservice. Hier sind einige wichtige Vorteile:
- Verbesserte Effizienz und Genauigkeit: POS-Systeme automatisieren viele Aufgaben, die zuvor manuell erledigt wurden, wie z. B. die Berechnung von Umsatzsteuer und Rabatten. Dies reduziert das Fehlerrisiko und gibt den Mitarbeitern Zeit, sich auf den Kundenservice zu konzentrieren.
- Schnellere Kassen: POS-Systeme können den Kassenprozess erheblich beschleunigen, indem sie Aufgaben automatisieren und Barcode-Scanner einsetzen. Dies verkürzt die Wartezeiten der Kunden und führt zu einem positiveren Einkaufserlebnis.
- Bestandsverwaltung: POS-Systeme verfolgen die Lagerbestände in Echtzeit und ermöglichen es Einzelhändlern, niedrige Lagerbestände zu erkennen und Produkte nachzubestellen, bevor sie ausgehen. Dies hilft, Fehlbestände und Umsatzeinbußen zu vermeiden.
- Datenanalyse und Berichterstattung: POS-Systeme liefern wertvolle Daten über Verkaufstrends, Kundenverhalten und Mitarbeiterleistung. Diese Daten können verwendet werden, um Marketingkampagnen zu verbessern, den Personalbestand zu optimieren und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
- Verbesserter Kundenservice: POS-Systeme können den Kundenservice verbessern, indem sie den Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf Kundeninformationen und die Kaufhistorie ermöglichen. Dies kann dazu beitragen, das Einkaufserlebnis zu personalisieren und stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen.
- Erhöhte Sicherheit: POS-Systeme können dazu beitragen, Diebstahl und Betrug zu verhindern, indem sie Kundendaten verschlüsseln und alle Transaktionen verfolgen.
Insgesamt können POS-Systeme den Betrieb rationalisieren, die Effizienz verbessern und wertvolle Erkenntnisse liefern, um Einzelhändlern zu helfen, ein profitableres Geschäft zu führen.
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