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Als Einzelhandelsmanager müssen Sie die Zeit Ihrer Filialmitarbeiter aus mehreren Gründen verfolgen: Gehaltsabrechnung und Compliance, Arbeitskostenmanagement, Terminplanung, Mitarbeiterproduktivität, Pausen und Essenszeiten und vieles mehr.

Im Allgemeinen haben Einzelhändler zwei Möglichkeiten, die Zeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen: manuelle Zeiterfassungsmethoden und moderne Lösungen, einschließlich Point-of-Sale-Systeme (POS) und Zeiterfassungssoftware.

Am Ende dieses Blogs werden Sie in der Lage sein:

• Verstehen Sie die Grenzen der manuellen Zeiterfassung für Mitarbeiter im Einzelhandel
• Erkennen Sie die Vorteile der Implementierung automatisierter POS-Systeme zur Zeiterfassung
• Gewinnen Sie Einblicke in die Erstellung von Mitarbeiterkonten und die Konfiguration von Berechtigungen in Ihrem POS-System
• Lernen Sie Best Practices für die Durchführung praktischer Mitarbeiterschulungen zu Zeiterfassungsverfahren kennen
• Legen Sie klare Zeiterfassungsrichtlinien für Ihr Einzelhandelsgeschäft fest

Methoden und Herausforderungen der manuellen Zeiterfassung von Mitarbeitern

Während automatisierte Zeiterfassungssoftware die effizienteste Lösung bietet, verlassen sich einige Einzelhandelsgeschäfte immer noch auf manuelle Zeiterfassungsmethoden. Zwei gängige Ansätze sind Tabellenkalkulationen/Arbeitszeittabellen und Lochkarten.

Tabellenkalkulationen und Arbeitszeittabellen

Tabellenkalkulationen, ob in einem physischen Hauptbuch oder in einem digitalen Format wie Excel, sind die grundlegendste Methode zur Erfassung der Mitarbeiterstunden in Einzelhandelsgeschäften. Die Mitarbeiter sind für die Erfassung ihrer Start- und Endzeiten sowie etwaiger Pausen oder Überstunden selbst verantwortlich. Diese Methode bietet Flexibilität und kann an die spezifischen Bedürfnisse des Einzelhandelsgeschäfts angepasst werden.

Arbeitszeittabellen sind physische Dokumente oder Vorlagen, in die Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitsstunden manuell eingeben. Diese Dokumente erfordern oft Unterschriften des Mitarbeiters und eines Vorgesetzten, um ein Genehmigungsprotokoll zu erstellen. Arbeitszeittabellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können regelmäßig erfasst werden, z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich.

Tabellenkalkulationen und Arbeitszeittabellen sind zwar einfach zu implementieren, haben aber mehrere Nachteile:

• Menschliches Versagen: Mitarbeiter können vergessen, ihre Stunden genau zu erfassen, was zu Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung und potenziellen Streitigkeiten führt.
• Zeitaufwändig: Die Pflege von Tabellenkalkulationen oder Zeiterfassungsbögen kann für Mitarbeiter und Manager zeitaufwändig sein. Dies kann zu Frustration und verminderter Produktivität führen.
• Fehlende Analysen: Ohne manuelle Analyse gibt es keine Dateneinblicke in die Produktivität der Belegschaft oder die Ausgaben für Überstunden.

Insgesamt bieten Tabellenkalkulationen und Arbeitszeittabellen eine Low-Tech-Option für grundlegende Zeiterfassungsanforderungen, es fehlen jedoch Kontrollen zur Verhinderung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsbetrug und sie lassen sich nicht gut skalieren.

Lochkarten

Lochkarten oder Zeitkarten sind eine traditionelle Methode zur Verfolgung der Anwesenheit und der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Die Mitarbeiter verwenden eine Zeiterfassung oder einen Kartenleser, um sich bei der Ankunft am Arbeitsplatz „einzustempeln“ und beim Verlassen des Arbeitsplatzes „auszustempeln“. Diese Karten werden dann gesammelt und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet.

Bei Lochkarten erhalten die Mitarbeiter oft eine physische Karte oder einen Ausweis, der einen Magnetstreifen, einen Barcode oder andere identifizierende Informationen enthält. Wenn sie die Karte in die Zeiterfassung oder den Kartenleser stecken, zeichnet sie ihre Ein- und Ausfahrzeiten auf.

Lochkarten bieten eine etwas bessere Rechenschaftspflicht als handgeschriebene Stundenzettel. Diese Methode hat jedoch ihre eigenen Schwächen:

• Kosten für die Ausrüstung: Die Implementierung eines Lochkartensystems erfordert den Kauf von Geräten wie Stechuhren oder Kartenlesern, was für kleine Einzelhandelsunternehmen kostspielig sein kann.
• Buddy-Punching: Lochkarten können anfällig für „Buddy-Punching“ sein, bei dem sich ein Mitarbeiter im Namen eines anderen ein- oder ausstempelt. Dies kann zu Ungenauigkeiten bei der Gehaltsabrechnung führen.
• Eingeschränkte Berichterstattung: Lochkartensysteme bieten oft nur begrenzte Berichtsfunktionen. Die Erstellung detaillierter Berichte für die Analyse kann eine Herausforderung darstellen.
• Wartung und Reparaturen: Stechuhren und Kartenleser müssen gewartet und gelegentlich repariert werden, was die Betriebskosten erhöht.

Automatisierte Zeiterfassung der Mitarbeiter mit einem Kassensystem

Moderne Technologie bietet automatisierte Lösungen, die genau verfolgen, wann Mitarbeiter ein- und ausstempeln. Die beiden wichtigsten Methoden, die Einzelhandelsgeschäfte verwenden, sind POS-Systeme und Zeiterfassungssoftware.

Kassensysteme

Viele Einzelhandelsgeschäfte nutzen bereits Point-of-Sale-Systeme , um Kassentransaktionen abzuwickeln. Die meisten modernen Kassensysteme bieten jedoch auch eine robuste Zeiterfassung der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter können sich direkt an der Kasse ein- und ausstempeln. Das Kassensystem erfasst die Zeitstempel und überträgt sie an Lohn- und Dispositionssysteme. Manager können Berichte über die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Ankunfts-/Abgangszeiten und andere wertvolle Kennzahlen anzeigen.

Die Daten lassen sich direkt in die Gehaltsabrechnung integrieren, um die Gehaltsschecks genau zu berechnen. Da die Mitarbeiter bereits mit dem Kassensystem vertraut sind, erfordert die Einführung der Zeiterfassung nur eine geringe Schulung. Es ist eine effiziente Methode für Filialen mit Kassen an zentralen Standorten.

• Ein-/Ausstempel-Funktionen: Moderne Kassensysteme verfügen oft über eine integrierte Zeiterfassungsfunktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, die Arbeitszeiten durch Durchziehen der Mitarbeiterkarte oder Eingabe einer PIN zu protokollieren.

• Integration mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Ein wesentlicher Vorteil des Einsatzes von POS-Systemen zur Zeiterfassung ist die nahtlose Integration mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. Das bedeutet, dass die geleisteten Arbeitsstunden automatisch in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übertragen werden, wodurch Fehler und administrativer Aufwand reduziert werden.

• Überwachung in Echtzeit: Einzelhandelsmanager können auf Echtzeitdaten zu den Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden der Mitarbeiter zugreifen. Diese Funktion ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung und ein proaktives Management.

Siehe auch: Software für die Mitarbeitereinsatzplanung im Einzelhandel

So optimieren Sie die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter mit einem POS

Mitarbeiterkonten erstellen

Der erste Schritt zur Implementierung einer effizienten Zeiterfassung mit einem Kassensystem im Einzelhandel ist die Erstellung individueller Mitarbeiterkonten. Um Mitarbeiterkonten zu generieren, müssen Sie in der Regel die folgenden Informationen angeben:

• Name des Mitarbeiters
• E-Mail-Adresse
• Berufsbezeichnung
• Abteilung
• Lohnsatz

Nachdem Sie Mitarbeiterkonten erstellt haben, weisen Sie jedem Mitarbeiter einen eindeutigen Benutzernamen und ein Passwort zu. Dies trägt dazu bei, die Richtigkeit Ihrer Zeiterfassungsdaten sicherzustellen.

Einrichten von Berechtigungen für die Zeiterfassung

Die Einrichtung von Zeiterfassungsberechtigungen in Ihrem POS-System für den Einzelhandel ist entscheidend für die Wahrung von Sicherheit und Datenschutz. Legen Sie fest, wer berechtigt ist, auf Zeiterfassungsdaten zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Diese Kontrolle stellt sicher, dass nur autorisiertes Personal Änderungen an Zeitaufzeichnungen vornehmen kann. Berechtigungen können basierend auf Rollen wie Managern, Vorgesetzten und regulären Mitarbeitern angepasst werden.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Ein- und Ausstempeln

Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter richtig zu schulen, um sich mit dem POS-System für den Einzelhandel ein- und auszustempeln. Sie sollten den Prozess kennen und verstehen, wie wichtig er für eine genaue Zeiterfassung ist. Sie können Schulungen organisieren oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitstellen, um dies zu erleichtern. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Folgen einer ungenauen Zeiterfassung für sich selbst und das Unternehmen kennen.

Eintragen: Die Mitarbeiter sollten wissen, wie sie auf das System zugreifen, sich mit ihren eindeutigen Anmeldedaten anmelden und ihre Startzeit zu Beginn ihrer Schicht genau aufzeichnen können. Das POS-System für den Einzelhandel sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Pausenzeiten oder zusätzliche Notizen anzugeben.

Ausstempeln: Mitarbeiter sollten einen ähnlichen Prozess befolgen, wenn sie ihre Schicht beenden. Gegebenenfalls müssen sie sich anmelden, ihre Endzeit aufzeichnen und allfällige Pausenzeiten angeben. Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie wichtig es ist, ihre Eingaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.

Überprüfen Sie regelmäßig Zeiterfassungsberichte

Die regelmäßige Überprüfung von Zeiterfassungsberichten ist ein entscheidender Schritt in diesem Prozess. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen, die Anwesenheit der Mitarbeiter umgehend zu überwachen und Unregelmäßigkeiten oder Unstimmigkeiten zu erkennen. Das POS-System für den Einzelhandel sollte Berichte erstellen, die einen umfassenden Überblick über die Anwesenheit der Mitarbeiter bieten, einschließlich der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden und Anwesenheitsmuster.

Wenn Sie diese Berichte überprüfen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Identifizieren und beheben Sie verspätete Ankünfte, vorzeitige Abreisen oder unbefugte Pausen
• Stellen Sie genaue Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicher und verhindern Sie Lohnstreitigkeiten
• Verbessern Sie das Personalmanagement und treffen Sie fundierte Entscheidungen über Personalbesetzung und -planung

Praktische Tipps für eine effektive Zeiterfassung von Mitarbeitern

Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren

Die Grundlage einer effektiven Zeiterfassung liegt in klar definierten Richtlinien und Verfahren. Kommunizieren Sie die Erwartungen, Regeln und Richtlinien aller Mitarbeiter für die Zeiterfassung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien leicht zugänglich und verständlich sind.

Bieten Sie außerdem Schulungen und Unterstützung für die Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass sie verstehen, wie sie die Tracking-Tools verwenden und die Richtlinien einhalten können. Legen Sie Richtlinien für Rundungsstunden, Überstundenvergütung und Urlaubsanträge fest und stellen Sie sicher, dass die Richtlinien den Arbeitsgesetzen entsprechen.

Hier sind einige Tipps für die Festlegung klarer Richtlinien und Verfahren für die Zeiterfassung von Mitarbeitern:

• Definieren Sie, welche Aufgaben nachverfolgt werden müssen. Nicht alle Aufgaben müssen im Detail nachverfolgt werden. Einige Aufgaben, wie z. B. Besprechungen und Pausen, müssen möglicherweise nur allgemein nachverfolgt werden. Andere Aufgaben, wie z. B. abrechenbare Arbeiten, müssen möglicherweise detaillierter nachverfolgt werden.
• Entscheiden Sie, wie die Zeit protokolliert werden soll. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Zeit zu verfolgen, z. B. manuelle Arbeitszeittabellen, Zeiterfassungssoftware und Stechuhren. Wählen Sie eine Methode, die für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter geeignet ist.
• Legen Sie klare Erwartungen an die Einreichung von Arbeitszeittabellen fest. Die Mitarbeiter sollten wissen, wie oft sie Stundenzettel einreichen müssen und wann sie fällig sind. Es ist auch wichtig, einen Prozess für die Überprüfung und Genehmigung von Arbeitszeittabellen zu haben.

Lesen Sie auch: 5 Wege, wie Arbeitsmanagement-Technologie die Mitarbeiterbindung verbessert

Regelmäßige Überwachung und Prüfung von Zeitdaten

Sobald Sie klare Richtlinien und Verfahren festgelegt haben, ist die Überwachung und Prüfung von Zeitdaten unerlässlich. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Richtlinien befolgen und dass die Daten korrekt sind.

Hier sind einige Tipps für die regelmäßige Überwachung und Prüfung von Zeitdaten:

• Überprüfen Sie die Arbeitszeittabellen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Dazu gehört die Überprüfung auf Fehler in Zeiteinträgen und die Sicherstellung, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind.
• Vergleichen Sie Zeitdaten mit anderen Quellen, z. B. Projektplänen und Kalendern. Dies kann helfen, Inkonsistenzen oder potenzielle Probleme zu identifizieren.
• Verwenden Sie Zeiterfassungssoftware, um Berichte zu erstellen. Diese Berichte bieten wertvolle Einblicke in die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.

Berücksichtigung von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken

Die Zeiterfassung von Mitarbeitern kann Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit aufwerfen. Es ist wichtig, diese Bedenken auszuräumen und die Daten der Mitarbeiter zu schützen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie Datenschutz- und Sicherheitsbedenken ausräumen können:

• Erklären Sie den Mitarbeitern, wie ihre Zeitdaten verwendet werden. Seien Sie transparent über die Zwecke der Zeiterfassung und die Art und Weise, wie die Daten weitergegeben werden.
• Verwenden Sie sichere Methoden zum Sammeln und Speichern von Zeitdaten. Dies kann die Verwendung von Verschlüsselung und Passwortschutz umfassen.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Zeitdaten. Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, ihre Zeiteinträge zu überprüfen und zu korrigieren.

Umgang mit Mitarbeiterfeedback und Bedenken

Hören Sie sich alle Bedenken der Mitarbeiter bezüglich der Zeiterfassung an. Erläutern Sie, wie das Sammeln von Zeitdaten zur Verbesserung der Planung, der Löhne und der Arbeitslastverteilung beiträgt. Berücksichtigen Sie Feedback bei der Bewertung und Verfeinerung von Zeiterfassungsrichtlinien und -tools. Eine transparente Kommunikation beugt Missverständnissen vor.

Vielleicht möchten Sie auch lesen: Wie man das Zeitmanagement für Einzelhändler verbessert.

Zeiterfassung von Mitarbeitern im Einzelhandel mit KORONA POS

KORONA POS ist eine spezialisierte POS-Software, die speziell für Einzelhändler entwickelt wurde. Es enthält die Zeiterfassung als eine seiner Hauptfunktionen. Was KORONA POS von den meisten anderen POS-Softwares unterscheidet, sind die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten für die Vergabe von Berechtigungen an Mitarbeiter, sowohl am Point of Sale als auch innerhalb des KORONA Studios.

Mit KORONA POS können sich Kassierer einfach in das System ein- und ausstempeln. Die Software erstellt dann einen übersichtlichen Bericht mit den geleisteten Arbeitsstunden, den die Ladenbesitzer bequem in ihr Gehaltsabrechnungssystem importieren können. Und mit der Integration in TimeForge können Einzelhändler ihr Arbeitsmanagement nahtlos in einem System abwickeln. Klicken Sie unten, um mehr über KORONA POS zu erfahren.