Wichtige Erkenntnisse:
- Das Dokumentenmanagement im Einzelhandel wird oft mit DMS abgekürzt. Es beinhaltet das digitale Erstellen, Speichern und Verfolgen verschiedener Dokumente, wie z. B. Quittungen, Bestellungen, Verträge, Einverständniserklärungen, Mitarbeiterdokumente und Verzichtserklärungen.
- Das Dokumentenmanagement für den Einzelhandel kann für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt werden. Zu den häufigsten gehören das Einholen von Unterschriften, die Standardisierung von Geschäftspraktiken, die Verfolgung von Produktbestellungen und Verkaufsbelegen sowie die Organisation und Effizienz der Personalabteilung.
- Dokumentenmanagementsysteme bieten viele Vorteile, darunter Genauigkeit, reduzierte Betriebskosten, Gewährleistung der Compliance, geschützte Dokumente und zentralisierte Abläufe.
Der Einzelhandel hat, wie die meisten Branchen, von verschiedenen Formen der Technologie profitiert. Von automatisierter Bestandsverwaltung und moderner POS-Software bis hin zu elektronischen Belegen und fortschrittlichen Kundenbindungssystemen hat die Einzelhandelstechnologie neue Wege für Händler eröffnet, um Effizienz, Umsatz, Gewinn, Publikum und mehr zu maximieren.
Das Dokumentenmanagement im Einzelhandel ist nur eine weitere Möglichkeit, wie Technologie das Leben der Händler einfacher und besser organisiert gemacht hat. Vorbei sind die Zeiten von Tausenden von Papierdokumenten in Ordnern und Akten. Und obwohl Einzelhändler immer noch verschiedene Berichte, Kaufbelege, Verträge, Verzichtserklärungen und mehr benötigen, sorgt das digitale Dokumentenmanagement dafür, dass alles sicher und organisiert ist.
In diesem Blog erfahren Sie, was Dokumentenmanagement im Einzelhandel ist, wie Einzelhändler es nutzen können und welche Vorteile es bietet.
Was ist Dokumentenmanagement im Einzelhandel?
Das Dokumentenmanagement, das manchmal auch als Dokumentenmanagementsystem oder DMS bezeichnet wird, ist ein digitales System, das zur Speicherung elektronischer Dokumente verwendet wird. Diese Dokumente können von Händlern für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden – Mitarbeiterhandbücher, HR-Formulare, Verträge, Quittungen, Verfahren des Gesundheitsministeriums, Verzichtsformulare für Kunden, um nur einige zu nennen – und können über einen cloud Zugriff aktualisiert, verfolgt und verwaltet werden.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem bedeutet, dass Benutzer jedes Dokument gleichzeitig bearbeiten/anzeigen/drucken/etc. können. Benutzer können auch verschiedene Versionen und Änderungen sehen, und diese Änderungen können rückgängig gemacht oder rückgängig gemacht werden. Alle Dokumente werden auch in Echtzeit über Tools wie einen PDF-Editor bearbeitet, so dass Händler wissen, dass sie immer die aktuellste Version haben.
Wofür können Händler das Dokumentenmanagement nutzen?
Während das Dokumentenmanagement für einige Unternehmen unnötig erscheinen mag, gibt es eine überraschend große Anzahl von Möglichkeiten, wie Einzelhändler und jede Art von Händler es nutzen können. Im Folgenden sind einige der häufigsten aufgeführt:
1. Unterschriften einholen
Dies kann sowohl für Ihre Kunden als auch für Ihre Mitarbeiter gelten. Und es gibt eine ganze Reihe von Fällen, in denen Händler eine Unterschrift benötigen. Fast alle Händler verlangen zumindest in einigen Fällen unterschriebene Quittungen. Andere, wie Themenparks und Wasserparks, verlangen von den Gästen oft, dass sie Verzichtserklärungen unterschreiben. Die meisten benötigen von ihren Mitarbeitern, dass sie Handbücher, Verhaltenskodizes, Unternehmensrichtlinien, Disziplinarmaßnahmen und Verträge unterzeichnen. Und viele Einzelhändler benötigen Lieferanten, um Bestellungen, Lieferbestätigungen und vieles mehr zu unterzeichnen.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es Händlern, Unterschriften einfach und elektronisch zu erfassen, so dass sie so lange gespeichert und sicher aufbewahrt werden, wie Sie es möchten.
2. Halten Sie die Praktiken standardisiert und organisiert
Das Ziel der meisten Einzelhandelsunternehmen ist es, zu expandieren. Aber einer der schwierigsten Teile bei der Expansion besteht darin, Ihre Prozesse und Verfahren an allen Standorten einheitlich zu halten.
Das Dokumentenmanagement für den Einzelhandel hält diese standardisiert und hilft Ihnen, müheloser zu expandieren. Ganz gleich, ob es sich um das Onboarding von Mitarbeitern oder die Aufbewahrung von Belegen handelt, es gibt unzählige Möglichkeiten, wie diese Art von System für einen reibungslosen Ablauf sorgt.
3. Verfolgen Sie Bestellungen und Eingänge
Den Überblick über jede einzelne Bestellung, jeden Beleg und andere alltägliche Papierspuren zu behalten, kann große Kopfschmerzen bereiten. Auch das Dokumentenmanagement kann damit umgehen. Alle Bestellungen und Eingänge werden in einem zentralen System gespeichert und gespeichert, auch wenn Sie mehrere Standorte haben. Benutzer sollten auch in der Lage sein, sich in ihren Einzelhandels-POS zu integrieren.
4. Helfen Sie Ihrer Personalabteilung
DMS erleichtert auch die Führung einer Personalabteilung im Einzelhandel erheblich. Das Onboarding neuer Mitarbeiter nimmt Zeit in Anspruch und ist oft mit vielen Formularen verbunden, die Unterschriften, Verträge, Wettbewerbsverbote und andere rechtliche Dokumente erfordern. Außerdem kann auf diese Weise die Leistung der Mitarbeiter verfolgt werden, einschließlich formeller Aufzeichnungen oder anderer wichtiger Dokumentationen.
Auch hier sorgt das Dokumentenmanagement dafür, dass all dies organisiert ist, und hilft Ihrem Team gleichzeitig sicherzustellen, dass es jedes T und jedes I kreuzt.
5 Vorteile des Dokumentenmanagements für den Einzelhandel
Viele Einzelhändler investieren aus verschiedenen Gründen nicht in das Dokumentenmanagement – es ist zu teuer, die „alte“ Methode funktioniert gut, wir sind nicht groß genug, um sie zu brauchen – aber es ist in der Regel eine Investition, die sich für fast jeden Betrieb schnell auszahlt.
Werfen wir einen kurzen Blick auf einige der größten Vorteile von DMS für Händler.
Bleiben Sie genauer
In erster Linie sorgt das Dokumentenmanagement dafür, dass Ihre Aufzeichnungen, Belege und Bestellungen besser organisiert sind. Dies verbessert natürlich die Effizienz, Produktivität und Betriebsfähigkeit. Hören Sie auf, Dokumente zu verlieren und Zeit mit dem Versuch zu verschwenden, sie zu finden.
Reduzieren Sie die Betriebskosten
Indem Sie Ihre Organisation und Genauigkeit verbessern, senken Sie auch die Betriebskosten. Weniger Zeitverschwendung, bessere Nachverfolgung von Fällen von Arbeitslosenanträgen oder Einstellungsproblemen und mehr Quadratmeter mit frei werdendem Lagerplatz.
Bleiben Sie konform
Händler sehen sich mit jedem Jahr strengeren Vorschriften gegenüber. Es gibt immer mehr Hürden, die es zu überwinden gilt, wenn es um verschiedene Formen der Compliance geht. Die Digitalisierung des gesamten Dokumentenmanagements hilft Ihrer Personalabteilung, den Überblick über jedes Detail zu behalten.
Schützen Sie Dokumente
Die Sicherheit und der Schutz von Daten ist für alle Einzelhändler von entscheidender Bedeutung. Digitales Dokumentenmanagement, das sicher in der cloud gespeichert wird, reduziert das Risiko von Diebstahl. Es schützt Unternehmen auch bei Bränden oder Naturkatastrophen.
Zentralisieren Sie den Betrieb
Schließlich hilft ein zentralisiertes Betriebssystem den Einzelhändlern, ihr Geschäft zu skalieren. Bewahren Sie alle Dokumente in einem System auf, sodass sie leicht zugänglich und bearbeitbar sind, egal wo auf der Welt Sie sich befinden.
Integrieren Sie das Dokumentenmanagement in Ihren POS
Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement in Ihre Point-of-Sale-Software integrieren, wird es noch einfacher. Verfolgen Sie Quittungen, Mitarbeiterdokumentationen, Verzichtserklärungen, Kundenbindungsinformationen, Bestellungen und vieles mehr. Schauen Sie sich KORONA POS an, um mehr darüber zu erfahren, wie dies dazu beitragen kann, den Betrieb Ihres Unternehmens zu vereinfachen.
