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Eine effektive Verwaltung des Gerätebestands ist für viele Unternehmen und Organisationen von entscheidender Bedeutung. Die genaue Aufzeichnung der Geräteanlagen – von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme – optimiert Effizienz, Leistung und Kosten. Das gilt unabhängig davon, ob Sie IT-Assets, Maschinen, Elektronik, Möbel oder andere Gerätetypen verfolgen müssen.

Dieser Blog bietet einen umfassenden Überblick über die Verwaltung des Gerätebestands. Es umfasst zahlreiche Vorteile, Implementierungsstrategien und wie Inventarsoftwarelösungen Prozesse rationalisieren können.

Was ist die Verwaltung des Gerätebestands?

Die Verwaltung des Gerätebestands ist der systematische Ansatz für die Beschaffung, Lagerung und Verwaltung der Sachanlagen und Ausrüstungen eines Unternehmens. Dies umfasst die Verfolgung aller Geräte von der Anschaffung bis zur Außerbetriebnahme, die Führung von Aufzeichnungen über Wartungspläne, Garantieinformationen, Nutzungsdaten und vieles mehr. Es ist eine Methode für Unternehmen, den Nutzen, die Leistung und die Lebensdauer ihrer Geräte zu maximieren und gleichzeitig Betriebskosten und Ausfallzeiten zu minimieren .

Im Einzelhandel ist die Bestandsverwaltung von entscheidender Bedeutung für die Verfolgung von Point-of-Sale-Systemen, Regalen, Vitrinen, Barcode-Scannern, Bargeld , Einkaufswagen und anderen Vermögenswerten, die in Geschäften und Lagern verwendet werden. Zum Beispiel kann eine Einzelhandelskette ein digitales Inventar aller POS-Geräte an ihren Standorten führen und die Marke, das Modell, das Alter, die Wartungshinweise, den Wert usw. jedes Geräts aufzeichnen.

Das Asset-Tag oder die Seriennummer identifiziert die jeweilige Maschine, wenn Probleme auftreten. Mit regelmäßigen Audits können die Mitarbeiter fehlende oder defekte Geräte feststellen.

Diese Überwachung des Gerätebestands ermöglicht den effizienten Betrieb von Einzelhandelsgeschäften und löst Probleme schnell. Dokumentieren und organisieren Sie den gesamten Gerätebestand sorgfältig, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.

Die Verwaltung des Gesamtgerätebestands umfasst mehrere Schlüsselfaktoren:

• Nachverfolgung: Führen einer genauen Aufzeichnung aller Geräte im Inventar, einschließlich Standort, Zustand und Nutzung
• Lagerung: Sicherstellen, dass das Gerät ordnungsgemäß an einem sicheren Ort gelagert wird
• Wartung: Aufrechterhaltung eines guten Betriebszustands der Ausrüstung durch regelmäßige Inspektionen und Reparaturen
• Optimierung: Nutzung der Geräte so effizient wie möglich

Was ist eine Geräteinventarliste?

Eine Geräteinventarliste ist eine umfassende Aufzeichnung, in der alle Geräte aufgeführt sind, die sich im Besitz einer Organisation befinden oder von ihr verwendet werden. Es enthält in der Regel wichtige Informationen wie Artikelnamen, Seriennummern, Anschaffungsdaten und Gerätezustand.

Diese Liste hilft Unternehmen, den Überblick über ihre Anlagen zu behalten und erleichtert eine effiziente Verwaltung, Wartung und Austauschplanung. Es ist wichtig für die Verfolgung der Nutzung, des Standorts und der Abschreibung von Geräten und hilft bei der Budgetierung und Entscheidungsfindung.

Eine genaue Inventarliste stellt sicher, dass Unternehmen die Geräteauslastung optimieren, Ausfallzeiten minimieren und effektiv für zukünftige Anforderungen planen können.

So erstellen Sie eine Geräteinventarliste

Um eine Geräteinventarliste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Sammle die gesamte Ausrüstung: Sammeln Sie alle Geräte, die sich im Besitz Ihrer Organisation befinden.
2. Artikel kategorisieren: Gruppieren Sie Geräte nach Typ oder Abteilung.
3. Details zum Datensatz: Dokumentieren Sie den Namen, die Seriennummer, das Anschaffungsdatum und den Zustand jedes Artikels.
4. Identifikatoren zuweisen: Weisen Sie eindeutige Codes oder Etiketten zu, um Artikel einfach zu verfolgen.
5. Regelmäßig aktualisieren: Überprüfen und aktualisieren Sie den Bestand, um Änderungen wie Anschaffungen, Veräußerungen oder Schäden widerzuspiegeln.
6. Sicher aufbewahren: Bewahren Sie die Liste an einem sicheren, zugänglichen Ort auf, vorzugsweise digital, damit Sie sie leicht nachschlagen und verwalten können.

Vorteile eines Systems zur Verwaltung des Gerätebestands

Es gibt mehrere wesentliche Vorteile für Unternehmen, die die Verwaltung des Gerätebestands nutzen:

• Verbesserte Asset-Transparenz

Ein Bestandsverwaltungssystem gibt Unternehmen einen besseren Einblick in ihre Geräte. Sie können den Standort, den Zustand und die Verfügbarkeit jedes Artikels in Echtzeit verfolgen.

Diese Transparenz reduziert das Risiko von Verlusten oder Fehlplatzierungen und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung bei der Asset-Allokation und -Nutzung.

• Optimierte Anlagenauslastung

Unternehmen können die Anlagenauslastung maximieren, indem sie die Nutzung und Verfügbarkeit von Geräten genau verfolgen. Sie können nicht ausgelastete Anlagen identifizieren, Wartungsarbeiten effizienter planen und Ressourcen effektiv zuweisen.

Diese Optimierung trägt dazu bei, den Return on Investment (ROI) für jedes Gerät zu maximieren.

• Reduzierte Ausfallzeiten

Proaktive Wartung ist entscheidend, um Ausfallzeiten der Anlage zu minimieren. Bestandsverwaltungssysteme können die Wartungsplanung auf der Grundlage von Nutzungsmustern, Herstellerempfehlungen oder vorgegebenen Intervallen automatisieren.

Indem sie dem Wartungsbedarf immer einen Schritt voraus sind, verringern Unternehmen das Risiko unerwarteter Ausfälle und kostspieliger Ausfallzeiten.

• Compliance und Berichterstattung

In vielen Branchen gelten strenge gesetzliche Anforderungen an die Wartung, Sicherheit und Dokumentation von Geräten. Ein Bestandsverwaltungssystem kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung dieser Vorschriften sicherzustellen, indem es genaue Aufzeichnungen über die Gerätenutzung, die Wartungshistorie und die Sicherheitsinspektionen führt.

Für Einzelhändler, die Lebensmittel oder Pharmazeutika verkaufen, vereinfacht die Bestandsverwaltung beispielsweise die Nachverfolgung des Wartungsplans von Kühlgeräten. Die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ist viel einfacher und kann sogar den Schwund im Einzelhandel aufgrund des geringeren Verderbs reduzieren.

Darüber hinaus enthalten diese Systeme häufig Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen benutzerdefinierte Berichte zu Prüfungszwecken oder zum Nachweis der Einhaltung von Branchenstandards erstellen können.

• Verbesserter Cashflow

Geräte, die nicht verwendet werden, sind im Wesentlichen eingefrorenes Kapital. Indem Sie verfolgen, was Sie haben, können Sie ungenutzte Geräte verkaufen oder leasen und Bargeld für andere Vorgänge freisetzen. Unternehmen können die Geräte auch an anderen Standorten wiederverwenden.

• Verbesserte Mitarbeiterverantwortung und Schulung

Wenn die Mitarbeiter wissen, dass die Geräte sorgfältig verfolgt werden, ist es wahrscheinlicher, dass sie verantwortungsbewusst damit umgehen, wodurch Verschleiß und Missbrauch reduziert werden. Die Förderung einer Kultur der Sorgfalt und Sorgfalt minimiert Ausfallzeiten und verlängert die Lebensdauer der Geräte.

Strategien und Tipps für ein effektives Management des Gerätebestands

Hier sind fünf Strategien und Tipps für ein effektives Bestandsmanagement im Einzelhandel:

1. Implementieren Sie automatisierte Bestandsverfolgungssysteme

Die manuelle Nachverfolgung ist anfällig für menschliche Fehler und ineffizient, insbesondere wenn es sich um einen großen Bestand handelt. Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme wie RFID – oder Barcode-Scanning machen es einfach, den Überblick über die Ausrüstung, ihren Standort und ihren Status (in Betrieb, in Wartung usw.) zu behalten.

2. Planen Sie regelmäßig Bestandsprüfungen

Trotz der Leistungsfähigkeit automatisierter Systeme sind gelegentliche manuelle Überprüfungen unerlässlich, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Regelmäßige Audits – ob Voll-, Teil- oder Zykluszählungen – identifizieren Diskrepanzen zwischen den Daten des Systems und dem Inventar.

Dies ist entscheidend, um das automatisierte System unter Kontrolle zu halten und genaue Finanzunterlagen zu führen.

3. Mitarbeiter schulen

Ihr Bestandsverwaltungssystem ist nur so effektiv wie die Menschen, die es verwenden. Die Mitarbeiter sollten gründlich in Best Practices geschult werden. Dazu gehört der Einsatz automatisierter Systeme und was bei Unstimmigkeiten oder Systemausfällen zu tun ist.

Wenn Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, werden Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert.

4. Analysieren und prognostizieren Sie die Nachfrage

Effektives Bestandsmanagement ist proaktiv und nicht reaktiv. Verwenden Sie historische Verkaufsdaten, saisonale Trends und andere relevante Kennzahlen, um die zukünftige Nachfrage nach Geräten zu prognostizieren. So stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Menge zur richtigen Zeit bestellen.

Fortschrittliche Tools können sogar dabei helfen, verschiedene Szenarien zu simulieren und sich auf verschiedene Situationen vorzubereiten.

5. Nutzen Sie Tracking-Tags

Ein hervorragendes automatisiertes Bestandsverwaltungssystem verwendet Asset-Tagging. Tracking-Tags wie RFID-Tags sind eine hilfreiche Möglichkeit, Ihre Geräteinventarliste effizient zu verwalten. Das bedeutet, dass jeder Vermögenswert seine eigene eindeutige ID-Nummer oder einen QR-Code hat, der direkt darauf geklebt ist.

Wenn Sie diese Tags an all Ihren Geräten haben, ist es viel einfacher, den Überblick über alles zu behalten, was Sie besitzen, vor allem, wenn Ihre Vermögenswerte über verschiedene Standorte verteilt sind.

Die Tags sind auch besser als herkömmliche Papierverfolgungsmethoden, um den Bestand und den Zustand aller Geräte zu überwachen. Daher sind Asset-Tracking-Systeme mit Tags an jedem Artikel wertvolle Werkzeuge, um Ihren Gerätebestand gut zu kontrollieren. Sie machen es einfacher zu wissen, was Sie haben und wo es sich befindet.

Ein Beispiel für die Verwaltung des Gerätebestands im Einzelhandel

Betrachten wir eine Coffeeshop-Kette mit mehreren Standorten, die eine Bestandsverwaltung für Geräte implementiert, um die Sichtbarkeit der Assets zu verbessern. Und so funktioniert es:

1. Überwachung der Kaffeemaschine: Jeder Coffeeshop der Kette verlässt sich bei der Zubereitung von Getränken stark auf seine Kaffeemaschinen. Die Verwaltung des Gerätebestands verfolgt die Nutzungs- und Wartungshistorie jeder Kaffeemaschine. Überprüfungen bei einem Serviceunternehmen, Filterwechsel und andere Arten der Wartung stellen sicher, dass alle Maschinen in ordnungsgemäßem Zustand sind.
2. Gerätewartung: Eine regelmäßige Wartung ist entscheidend, um Kaffeemaschinen in optimalem Betriebszustand zu halten. Ein Gerätebestandsverwaltungssystem plant vorbeugende Wartungsaufgaben auf der Grundlage von Nutzungsmetriken und Herstellerempfehlungen. Es sendet automatische Erinnerungen an die Filialleiter, wenn eine Wartung fällig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Maschinen zeitnah gewartet werden, um Ausfallzeiten zu minimieren.
3. Bestandsprüfungen: Regelmäßige Bestandsprüfungen werden durchgeführt, um den physischen Bestand mit den erfassten Lagerbeständen abzugleichen. Filialleiter verwenden Handheld-Geräte oder mobile Apps, die mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden sind, um Barcodes oder RFID-Tags auf Geräten und Verbrauchsmaterialien zu scannen. Alle Unstimmigkeiten werden für weitere Untersuchungen gekennzeichnet und helfen dabei, Probleme wie Diebstahl oder Verlegung zu identifizieren und zu beheben.
4. Asset-Tracking: Zusätzlich zu Kaffeemaschinen verfolgt das Bestandsverwaltungssystem auch andere Geräte und Vermögenswerte, die im Café verwendet werden, wie z. B. Espressomühlen, Mixer, Kühlschränke und POS-Terminals für Cafés. Jedem Element wird eine eindeutige Kennung zugewiesen und der Datenbank des Systems hinzugefügt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Vermögenswerte verbucht und ordnungsgemäß gewartet werden, wodurch das Risiko von Verlusten oder Schäden verringert wird.
5. Leistungsanalyse: Das Bestandsverwaltungssystem generiert Berichte und Analyse-Dashboards, die Einblicke in die Anlagenleistung, die Lagerumschlagsraten und die Kosten der verkauften Waren (COGS) bieten. Filialleiter können diese Daten analysieren, um Trends zu erkennen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, um die betriebliche Effizienz und Rentabilität zu verbessern.

Die Coffeeshop-Kette kann durch die Implementierung einer Gerätebestandsverwaltung eine größere Transparenz und Kontrolle der Assets erreichen. Der Transport verschiedener Arten von Maschinen, der Austausch von Geräten und der Kauf neuer Anlagen werden von Dateneinblicken und sorgfältiger Planung geleitet.

Häufig gestellte Fragen zur Verwaltung des Gerätebestands

• Warum ist die Verwaltung des Gerätebestands wichtig?

Eine effektive Verwaltung des Gerätebestands stellt sicher, dass Unternehmen bei Bedarf die richtigen Tools und Ressourcen zur Verfügung haben, wodurch Ausfallzeiten minimiert und die betriebliche Effizienz verbessert werden. Ein ordnungsgemäßes Management hilft bei der Verfolgung der Gerätenutzung, der Wartungspläne und des Lebenszyklus, damit Unternehmen die Ressourcenzuweisung optimieren und unnötige Kosten reduzieren können. Die Führung genauer Aufzeichnungen trägt zur Einhaltung von Vorschriften bei und erhöht die allgemeine Sicherheit und Verantwortlichkeit.

• Was ist im Gerätebestand enthalten?

Das Geräteinventar enthält in der Regel eine detaillierte Liste aller physischen Ressourcen, die im Betrieb verwendet werden, wie z. B. Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge und Technologiegeräte. Jeder Artikel wird mit einer eindeutigen Kennung, einer Beschreibung und relevanten Details wie Kaufdatum, Standort und Zustand verfolgt. Das Inventar kann auch Ersatzteile, Zubehör und Verbrauchsmaterialien für die Wartung und den Betrieb der Geräte enthalten.

• Wie pflegen Sie den Gerätebestand?

Die Pflege des Gerätebestands umfasst die regelmäßige Aktualisierung von Aufzeichnungen mit genauen Informationen über den Status, den Standort und die Nutzung jedes Artikels. Implementieren Sie ein System zur Verfolgung von Gerätebewegungen, Reparaturen und Wartungsplänen. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um physische Zählungen mit Bestandsaufzeichnungen abzugleichen, um die Genauigkeit besser sicherzustellen und Abweichungen umgehend zu erkennen.

Verwendung der richtigen Bestandsverwaltungssoftware für Ihr Einzelhandelsgeschäft

Die Bedeutung der Bestandsverwaltung von Geräten in einem Einzelhandelsunternehmen geht oft Hand in Hand mit der Verwaltung von Verbrauchsgütern durch Bestandsverwaltungssoftware. Während sich letzteres darauf konzentriert, sicherzustellen, dass Sie die richtige Menge an Produkten zum Verkauf zur Verfügung haben, konzentriert sich ersteres darauf, wichtige Geschäftswerkzeuge und -maschinen in optimalem Zustand zu halten.

Schlecht verwaltete Geräte führen zu Betriebsunterbrechungen, erhöhten Wartungskosten und sogar zu Ausfallzeiten, die den Verkauf verhindern. In ähnlicher Weise führt ein schlecht verwalteter Einzelhandelsbestand zu verpassten Verkaufschancen, höheren Lagerhaltungskosten und geringerer Kundenzufriedenheit.

Hier kommt die Bestandsverwaltungssoftware von KORONA POS ins Spiel. Es verwaltet effizient die Verwaltung von Einzelhandelsgütern – die Verfolgung von Lagerbeständen in Echtzeit, die Automatisierung von Nachbestellungsprozessen und die Bereitstellung aufschlussreicher Verkaufsanalysen – und seine robusten Funktionen können auch auf die Verwaltung des Gerätebestands eines Unternehmens ausgeweitet werden.

Egal, ob Sie ein Café, eine Buchhandlung oder einen Kiosk betreiben, KORONA POS hilft Ihnen, Ihre Einzelhandelsprodukte zu verfolgen. Automatisierte Warnmeldungen können Sie benachrichtigen, wenn es Zeit für eine routinemäßige Wartung dieser wichtigen Ausrüstungsteile ist, und lassen sich nahtlos in die bereits robusten Bestandsverwaltungsfunktionen für den Einzelhandel integrieren. Klicken Sie unten, um mehr darüber zu erfahren, wie KORONA POS Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.