Einzelhändler haben es mit mehr beweglichen Teilen zu tun als je zuvor. Und es ist wichtig, dass all diese Teile miteinander verbunden, organisiert und einfach zu verwalten sind.
Egal, ob es sich um Ihr CRM und Ihre Treueprogramme, Ihre Buchhaltung, Ihre Bestandsverwaltung, Ihre Lieferantenbeziehungen, Ihren E-Commerce oder einen anderen Aspekt Ihres Unternehmens handelt, Ihr Point of Sale dient als Zentrum all dieser Vorgänge.
Die Rechnungsstellung und Angebotserstellung im Einzelhandel sind da keine Ausnahme. Viele Händler müssen diese den Kunden schnell und bequem zur Verfügung stellen. Aber was sind die besten Möglichkeiten, um Rechnungen und Angebote im Einzelhandel zu verwalten, und was sind einige einfache Tipps für die Rechnungsstellung? In diesem Blog erfahren Sie, wie kleine Unternehmen ihre Rechnungen und Angebote einfach verwalten können, um ein reibungsloseres Geschäft zu führen.
Was ist Rechnungsmanagement und Angebotserstellung im Einzelhandel?
Einfach ausgedrückt bestehen das Rechnungsmanagement und die Angebotserstellung darin, dass Einzelhändler Zahlungen für Produkte und Dienstleistungen erstellen, senden und einziehen, die ihren Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Dazu gehören in der Regel die folgenden:
- Ein Fälligkeitsdatum der Zahlung
- Generieren einer Quittung zusammen mit der Rechnung
- Akzeptieren und Verarbeiten der Zahlung
- Erfassung der Zahlung in Ihren Büchern
- Abgleich der Zahlung
Ein reibungsloser Rechnungsverwaltungsprozess verhindert unnötige Fehler, stellt sicher, dass alle Zahlungen eingezogen werden, und bietet Ihren Kunden ein nahtloses Zahlungserlebnis. Und wenn es mit Ihrem POS und Ihrer Bestandsverwaltung verbunden ist, macht es diesen Aspekt Ihres Unternehmens noch einfacher.
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Verschiedene Arten und Anwendungsfälle für die Rechnungsstellung im Einzelhandel
Es gibt eine überraschende Anzahl von Möglichkeiten, wie Einzelhandelsunternehmen Rechnungen und Angebote nutzen können:
Bestellungen (PO)
Bestellungen werden vom Händler generiert und an seinen Lieferanten gesendet, um weitere Produkte für den Versand an sein Geschäft anzufordern. Bestellungen enthalten in der Regel die Produkte, die Menge, die Preise, den gewünschten Liefertermin und die Artikelbeschreibung (Farbe, Größe usw.). Diese können von Ihrem Point of Sale generiert werden und Ihr Inventar wird automatisch im System abgeglichen.
Verkaufsrechnung
Einige Einzelhändler stellen einem Kunden, der einen Kauf tätigt, eine Verkaufsrechnung aus, anstatt den gesamten Verkauf an der Kasse anzurufen. Dazu gehören allgemeine Produktinformationen, insbesondere Preis, Steuern, Zahlungsbedingungen und verschiedene Fälligkeitstermine. Diese werden häufig in Unternehmen mit höheren Ticketartikeln verwendet.
Gutschrift-Rechnung
Gutschriftsrechnungen werden bei einer Produktrückgabe und einem Produktumtausch erstellt. Dazu gehören der gutgeschriebene Betrag und alle anderen Details, die für die Transaktion relevant sind.
Proforma-Rechnung
Bei größeren Projekten werden Pro-forma-Rechnungen verwendet, um einem Kunden die geschätzten Kosten für Waren und/oder Dienstleistungen zu senden, die ein Kunde anfordert. Auf diese Weise erhält der Kunde einen Überblick über das Projekt und ermöglicht es Ihnen und dem Kunden, bestimmte Aspekte der Vereinbarung zu korrigieren.
Wiederkehrende Rechnung
Immer mehr Einzelhändler gehen zu abonnementbasierten Diensten für ihre Kunden über. In diesem Fall ist es wichtig, wiederkehrende Rechnungen zu festgelegten Zeiträumen basierend auf dem vereinbarten Zeitplan versenden zu können.
Benachrichtigungsrechnungen
Manchmal ist es notwendig, Kunden daran zu erinnern, eine Zahlung zu leisten. Eine überfällige Rechnung oder Schlussrechnung enthält die Einzelheiten der Rechnung sowie alle Konsequenzen für die Nichterfüllung der Zahlung.
Herausforderungen bei der Rechnungsstellung im Einzelhandel
Es gibt mehrere häufige Herausforderungen, mit denen Einzelhändler bei der Rechnungsstellung und dem Angebotsmanagement konfrontiert sind:
- Zu viele, um sie zu bewältigen – Einige Einzelhändler haben täglich Dutzende von Rechnungen, die an Lieferanten gesendet werden. Dies kann ohne Automatisierung schwierig zu handhaben sein.
- Fehler und Genauigkeitsprobleme – Das manuelle Erstellen und Versenden von Rechnungen führt leicht zu verpassten Zahlungen und Abstimmungsproblemen. Laut Haycor kann dies auch zu Problemen mit der Cybersicherheit führen.
- Papierrechnungsstellung – Die Verwendung von Papierrechnungsmethoden führt zu verlorenen Unterlagen, verpassten Zahlungen und mangelnder Nachverfolgung.
- Umständliche Zahlungen – Alte Methoden der Rechnungsstellung führen zu einem glanzlosen Kundenerlebnis und werfen ein schlechtes Licht auf Ihre Marke.
Vorteile der modernen Rechnungsstellung im Einzelhandel
Die Einführung eines modernen Rechnungsstellungssystems bietet mehrere wichtige Vorteile:
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- Verbesserte Finanzverfolgung – Automatisiertes Rechnungsmanagement gibt Unternehmen ein Bild ihrer Finanzen in Echtzeit, um Ausgaben, Einnahmen, Rentabilität und Bargeld besser verfolgen zu können. Besuchen Sie diese Website , um mehr über eine bessere Finanzverfolgung zu erfahren.
- Besserer Cashflow- Ein besseres Rechnungsmanagement sorgt für pünktlichere Zahlungen und hält den Cashflow vorhersehbar und regelmäßig, damit Einzelhändler über gesunde Mittel verfügen. Die automatisierte Rechnungsstellung sorgt auch für klare Zahlungsbedingungen und sendet Zahlungserinnerungen, wenn ein Kunde vergisst, eine Zahlung abzuschließen.
- Bessere Abläufe – Das Rechnungsmanagement verbessert die Gesamteffizienz, verringert den Verwaltungsaufwand, hilft bei der Erstellung besserer Budgets und fördert bessere Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.
- Erfüllen Sie mehrere Dienstleistungen – Rechnungen dienen mehreren Aspekten des Geschäftsbetriebs. Es gibt mehrere Arten von Rechnungen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wählen Sie für jeden Bedarf die richtige Art von Rechnung.
- Mehr Flexibilität für Ihre Kunden – Das Angebot eines bequemeren Zahlungserlebnisses verbessert das allgemeine Kundenerlebnis, indem Sie sowohl neue Kunden gewinnen als auch neue Kunden zu Stammkunden machen.
- Automatisieren Sie Prozesse – Die Rechnungsstellung in Papierform ist notorisch schwer zu verwalten und fast unmöglich, dies genau zu tun. Die digitale Rechnungsstellung sorgt für Ordnung in Ihrem Unternehmen und reduziert Verwaltungsaufgaben.
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