Automatisierte Bestandsverwaltung: 8 Vorteile und 10 Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Systems achten sollten

Viele Einzelhändler kämpfen mit der Genauigkeit und Effizienz ihrer Bestandsverwaltung. Es gibt jedoch eine Lösung: automatisierte Bestandsverwaltung.

Automatisiertes Bestandsmanagement ist der Einsatz von Software zur Rationalisierung, Verfolgung und Kontrolle von Lagerbeständen mit aktueller Genauigkeit.

In diesem Artikel befassen wir uns mit der automatisierten Bestandsverwaltung und ihrem Potenzial, den Betrieb zu revolutionieren.

Wir geben einen Überblick darüber, was Bestandsmanagement ist, und erläutern die wichtigsten Merkmale, Vorteile und bewährten Verfahren des automatisierten Bestandsmanagements. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was ist automatisierte Bestandsverwaltung?

Bei der automatisierten Bestandsverwaltung in Einzelhandelsgeschäften wird Technologie eingesetzt, um die Produktverfolgung, -bestellung und -bevorratung zu rationalisieren und zu optimieren. Bei diesem System werden Software und Hardware wie Barcode-Scanner, RFID-Etiketten und Bestandsverwaltungssoftware eingesetzt, um die Lagerbestände zu überwachen.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Einzelhändler genaue Bestandszählungen durchführen, menschliche Fehler reduzieren und die betriebliche Effizienz steigern.

Die Bestandsverwaltungssoftware löst automatische Nachbestellungen aus, wenn der Bestand unter ein vorgegebenes Niveau fällt. So wird sichergestellt, dass die Produkte immer verfügbar sind, ohne dass es zu Überbeständen kommt.

Darüber hinaus bietet eine automatisierte Inventarisierungssoftware detaillierte Analysen zu Verkaufstrends. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit, da die Produkte mit größerer Wahrscheinlichkeit auf Lager sind und die Betriebskosten durch optimierte Lagerbestände gesenkt werden.

Die automatisierte Bestandsverwaltung hilft Einzelhandelsgeschäften, die Produktivität zu steigern, Verluste zu minimieren und die Rentabilität zu steigern.

Das Problem bei der manuellen Bestandsverwaltung

Die manuelle Bestandsverwaltung ist anfällig für Fehler, Ineffizienzen und kostspielige Fehler. Menschliche Fehler bei der Dateneingabe, der Bestandszählung und der Auftragsabwicklung können zu ungenauen Datensätzen, Fehlbeständen, Überbeständen und verpassten Verkaufschancen führen.

Der Mangel an Echtzeit-Transparenz der Lagerbestände behindert die Entscheidungsfindung und die Reaktionsfähigkeit auf Kundenanforderungen.

Darüber hinaus sind manuelle Prozesse zeitaufwändig, arbeitsintensiv und anfällig für Diebstahl oder Verlust. Diese Herausforderungen wirken sich letztlich auf die Rentabilität und die Kundenzufriedenheit aus. Aus diesem Grund benötigen Sie ein POS-System, das diesen Prozess für Ihr Geschäft genau automatisieren kann.

Wenn Sie noch nicht ganz bereit für die Automatisierung sind, bietet KORONA POS kostenlose Ressourcen für Einzelhändler. Die Vorlage für den täglichen Verkaufsbericht und die Vorlage für die Bestandstabelle können Ihnen helfen, bis Sie bereit sind, den Prozess zu automatisieren.

Manuelle vs. automatisierte Bestandsverwaltung

Bei der manuellen Bestandsverwaltung werden die Bestände mithilfe von Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen physisch erfasst. Sie ist einfach und bietet niedrige Anfangskosten. Allerdings ist sie anfällig für menschliche Fehler und zeitaufwändig.

Bei der automatisierten Bestandsverwaltung werden Software, Barcode-Scanner oder IoT-Geräte zur dynamischen Bestandsverfolgung eingesetzt. Sie bietet Genauigkeit und Skalierbarkeit, reduziert Fehler, spart Zeit und unterstützt die Bedarfsprognose, erfordert jedoch eine Anfangsinvestition und technisches Fachwissen.

Kleine Unternehmen bevorzugen aus Kostengründen möglicherweise manuelle Methoden, während größere Betriebe von der Effizienz der Automatisierung profitieren. Hybride Ansätze können ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Genauigkeit herstellen und sich an die Größe und Komplexität des Unternehmens anpassen.

Wie funktioniert eine automatisierte Bestandsverwaltung?

• Datensammlung

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme überwachen Produktbewegungen mithilfe von Barcode-Scannern oder RFID-Etiketten. Diese Technologien erfassen Daten, wenn Artikel zum Bestand hinzugefügt oder aus dem Bestand entfernt werden.

KORONA POS bietet eine der einfachsten Möglichkeiten, Produkte im Einzelhandel zu verfolgen. Im folgenden Video zeigt einer unserer Produktspezialisten, wie man den Bestand in KORONA Studio für eine bessere Bestandsplanung verfolgt.

• Vorhersage der Nachfrage

Das System nutzt Software-Algorithmen zur Analyse von Verkaufsdaten und zur Vorhersage der künftigen Nachfrage. Dieser Einblick hilft bei der Festlegung genauer Nachbestellungspunkte und der Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände.

Sehen Sie sich die folgende Demo an und erfahren Sie, wie KORONA POS, ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem, Unternehmen bei der exakten Lagerbestellung unterstützt.

• Aktualisierungen in Echtzeit

Jeder Scan oder jede gelesene Markierung aktualisiert sofort die zentrale Inventardatenbank. Die Lagerbestände sind immer aktuell, wodurch Diskrepanzen und Out-of-Stock-Situationen reduziert werden.

• Automatische Nachbestellung

Das System generiert automatisch Bestellungen, wenn die Lagerbestände unter vordefinierte Schwellenwerte fallen. Die automatisierte Nachbestellung minimiert die manuelle Arbeit und sorgt für eine rechtzeitige Auffüllung der Lagerbestände.

• Integration und Berichterstattung

Die besten automatisierten Inventarsysteme lassen sich in andere POS-Softwareanwendungen integrieren, um nahtlose Bestandsaktualisierungen zu gewährleisten. Darüber hinaus bieten sie detaillierte Berichte und Analysen zu Verkaufstrends und Bestandsleistung und unterstützen so die strategische Entscheidungsfindung.

Vorteile der Investition in ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem

Automatische Bestellvorgänge in der Bestandsverwaltung bieten beträchtliche Vorteile, z. B. höhere Effizienz, weniger menschliche Fehler und optimierte Lagerbestände. Moderne Inventarsysteme reduzieren die manuelle Arbeit und verbessern gleichzeitig die Genauigkeit und die betriebliche Produktivität.

Dies führt zu Kosteneinsparungen und rationalisierten Abläufen in zahlreichen Bereichen. Letztlich führen reibungslosere Arbeitsabläufe zu zufriedeneren Kunden.

Wir haben einen Guide über die Methode der Durchschnittskosteninventur. Darin erfahren Sie, wie Sie ein Gleichgewicht zwischen Inventareffizienz und -genauigkeit herstellen können.

Hier sind einige weitere Einzelheiten zu den Vorteilen der automatisierten Bestandsverwaltung.

Verbesserte Genauigkeit

Die automatisierte Bestandsverwaltung minimiert menschliche Fehler durch den Einsatz von Technologie zur Verfolgung der Bestandsmengen in Echtzeit.

Dieses System, das als permanente Bestandsaufnahme bezeichnet wird, gewährleistet genaue Bestandszählungen, reduziert Diskrepanzen und hilft bei der Pflege einer aktuellen Bestandsdatenbank.

Sie können die Unterschiede zwischen unbefristeter und periodischer Bestandsverwaltung sehen – in unserem Guide.

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung von Bestandsprozessen wie Zählen und Nachbestellen wird den Mitarbeitern Zeit freigesetzt. Die Mitarbeiter können sich auf den Kundenservice und andere wichtige Aufgaben konzentrieren und so die Gesamteffizienz und Produktivität der Filialen verbessern.

Kosteneffizienz

Automatisierte Systeme senken die Lager- und Bereitstellungskosten, indem sie die Lagerbestände optimieren und überschüssige Bestände sowie Produkte mit geringer Umschlagshäufigkeit reduzieren. Diese effiziente Verwaltung trägt dazu bei, das in unverkauften Beständen gebundene Kapital zu reduzieren.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Automatisierte Systeme stellen sicher, dass die Produkte vorrätig sind, wenn die Kunden sie brauchen, und verringern so die Gefahr von Fehlbeständen. Die Zuverlässigkeit der Produkte verbessert das Einkaufserlebnis und die Kundenbindung.

Nachfolgend finden Sie einen Erfahrungsbericht von Kristen, einer Inhaberin eines Spirituosengeschäfts, die KORONA POS zur Verwaltung ihres Inventars verwendet.

Kurz nach dem Kauf der beiden Geschäfte beschloss Kristen, ihre Kassensoftware zu wechseln. Sie erkannte, dass ihre Spirituosengeschäfte eine bessere Bestandsverwaltung, Verkaufs- und Produktberichte und ein besseres Backend-Management benötigten.

Einblicke in Echtzeit

Das System bietet Echtzeitdaten und Analysen zu Lagerbeständen und Verkaufstrends. Genaue Einblicke ermöglichen eine bessere Entscheidungsfindung und eine effektivere Bestandsplanung.

Bessere Nachfrageprognose

Automatisierte Systeme können historische Daten analysieren, um die zukünftige Nachfrage genauer vorherzusagen. Dies hilft dabei, die richtige Menge an Lagerbeständen zu halten und für saisonale Schwankungen und Einzelhandelstrends zu planen.

Skalierbarkeit

Automatisierte Inventarsysteme können schnell mit dem Unternehmenswachstum mitwachsen und ein höheres Bestandsvolumen und eine höhere Komplexität bewältigen. Ihre schnelle Skalierbarkeit unterstützt die Geschäftsexpansion. Einzelhändler können einen weiteren Standort hinzufügen, ohne ihren manuellen Arbeitsaufwand erhöhen zu müssen.

Verbesserte Sicherheit und Schadensverhütung

Automatisierte Systeme können Sicherheitsfunktionen wie die Verfolgung und Überwachung von Lagerbestandsbewegungen enthalten, um das Risiko von Schwund, Diebstahl und Verlust zu verringern. Die Integration mit Sicherheitssystemen kann den Bestandsschutz weiter verbessern.

Gibt es Nachteile eines automatisierten Warenwirtschaftssystems?

Automatisierte Bestandsverwaltungssysteme bieten zwar zahlreiche Vorteile, haben aber auch Nachteile.

Diese Nachteile können sich auf die Gesamtwirksamkeit und Kosteneffizienz des Systems auswirken. Für Unternehmen, die die Einführung einer solchen Technologie erwägen, ist es wichtig, diese potenziellen Probleme zu verstehen.

Hohe Anschaffungskosten

Die Einführung eines automatisierten Bestandsystems kann aufgrund von Software-, Hardware- und Installationskosten teuer sein. Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es wichtig, die Kosten einer Bestandsverwaltungssoftware zu kennen. Die Vorabkosten können für kleine und neu gegründete Unternehmen eine erhebliche Belastung darstellen.

Technische Probleme

Systemausfälle oder Störungen können den Betrieb stören und zu Ungenauigkeiten bei der Lagerhaltung führen. Die Behebung dieser Probleme erfordert oft einen spezialisierten technischen Support, der zusätzliche Kosten und Ausfallzeiten verursachen kann.

Schulung der Mitarbeiter

Das Personal muss für die Verwendung des neuen Systems geschult werden, was in der Regel zeitaufwändig und kostspielig ist. Diese Einarbeitungszeit reduziert vorübergehend die Produktivität, da sich die Mitarbeiter an das neue System gewöhnen.

Risiken für die Datensicherheit

Automatisierte Systeme können auch anfällig für Cyberangriffe und Betrug sein, wodurch sensible Bestandsdaten gefährdet werden. Eine Datenschutzverletzung führt oft zu finanziellen Verlusten und Reputationsschäden des Unternehmens.

Herausforderungen bei der Integration

Die Integration des neuen Systems in bestehende Geschäftsprozesse und Software ist komplex. Und schlecht durchgeführte Integrationen können zu Ineffizienzen und Fehlern führen und die Vorteile der Automatisierung untergraben.

10 Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl Ihres automatisierten Bestandsverwaltungssystems achten sollten

Die Hauptmerkmale eines automatisierten Bestandsverwaltungssystems können die Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit erheblich beeinflussen. Es gibt verschiedene Arten von Bestandsverwaltungssystemen.

Wir gehen auf die wichtigsten Funktionen ein, die Sie bei der Auswahl eines Systems berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass es Ihre spezifischen Anforderungen an die Bestandsverwaltung und Ihre Unternehmensziele erfüllt.

Bestandsverfolgung in Echtzeit

Durch eine zuverlässige Bestandsverfolgung werden die Lagerbestände kontinuierlich überwacht, der Lagerumschlag verringert und die Bestandsaufzeichnungen aktualisiert. Dies gewährleistet jederzeit genaue und aktuelle Informationen zum Bestandsstatus. Die sofortige Transparenz hilft, Fehlbestände, Überbestände und tote Bestände zu vermeiden.

Automatisierte Nachbestellung

Generieren Sie automatisch Bestellungen, wenn die Lagerbestände vordefinierte Schwellenwerte erreichen. Dieses Tool reduziert den manuellen Aufwand für die Verwaltung von Nachbestellungen und minimiert menschliche Fehler. Es sorgt auch für eine rechtzeitige Auffüllung und hält optimale Lagerbestände aufrecht.

RFID-Scanner

RFID bietet mehrere Vorteile, die es zu einem unverzichtbaren Merkmal der Bestandsverfolgung machen. RDFI ist ein Gerät zur Bestandsverwaltung. Im Gegensatz zu Strichcodes benötigen RFID-Etiketten zum Scannen keine direkte Sichtverbindung, was die Bestandsprüfung erheblich beschleunigt.

RFID-Lesegeräte können auch mehrere Tags gleichzeitig scannen, wodurch die Anzahl der Lagerzyklen und die Inventurzeiten drastisch reduziert werden. Zu wissen, wie man den Bestand im Lager organisiert, ist sehr wichtig für Einzelhändler, die viele verschiedene Artikel haben.

Am wichtigsten ist, dass RFID Echtzeitdaten über den Standort Ihres Inventars liefert und so dazu beiträgt, Schwund zu minimieren und die Bestandsgenauigkeit zu verbessern.

Berichterstattung und Analysen

Robuste Bestandsanalysen bieten detaillierte Einblicke in die Produktleistung und -trends. Diese Berichte helfen Geschäftsinhabern und Managern, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Erweiterte Analysen decken auch Muster auf, die alle Bestandsverwaltungsstrategien beeinflussen.

Verwaltung mehrerer Standorte

Verwalten Sie den Bestand in mehreren Geschäften oder Lagern nahtlos. Gewährleisten Sie eine konsistente Bestandskontrolle und Koordination zwischen verschiedenen Standorten.

Mit zentralisierten Bestandsdaten können Sie Lagerbestände ausgleichen und die Ressourcenzuweisung über Standorte hinweg optimieren.

Integration mit anderen Systemen

Verbinden Sie sich mit Buchhaltungs-, E-Commerce- und ERP-Systemen, um Ihre Abläufe zu optimieren. Diese Integration beseitigt Datensilos und gewährleistet die Konsistenz über verschiedene Geschäftsfunktionen hinweg.

Dies steigert die Gesamteffizienz durch einen nahtlosen Omnichannel-Datenfluss.

Aktienwarnungen und Benachrichtigungen

Automatisierte Inventarsysteme senden häufig Warnungen bei niedrigen Lagerbeständen, Überbeständen oder anderen Problemen.

Diese Benachrichtigungen ermöglichen eine proaktive Bestandsverwaltung und rechtzeitige Eingriffe. Warnungen verringern das Risiko, dass sich lagerbezogene Probleme auf den Umsatz und die Kundenzufriedenheit auswirken.

Bedarfsprognose

Prognostizieren Sie den zukünftigen Bestandsbedarf auf der Grundlage historischer Daten und Trends. Einzelhändler können Nachfrageschwankungen planen und sich darauf vorbereiten und so eine ausreichende Lagerverfügbarkeit sicherstellen.

Genaue Prognosen reduzieren überschüssige Lagerbestände und die damit verbundenen Lagerhaltungskosten.

Mobiler Zugriff

Manager sollten in der Lage sein, den Bestand von mobilen Geräten aus zu überwachen und zu verwalten. Diese Mobilität bietet Flexibilität und Echtzeitzugriff auf Bestandsdaten von überall aus.

Die Betreiber können schnell reagieren und sofort Entscheidungen treffen.

Anpassbare Workflows

Look for a system that allows tailored workflows to match your business processes. Customization ensures that the system aligns with unique operational needs.

Steigern Sie die Effizienz, indem Sie Routineaufgaben automatisieren und geschäftsspezifische Anforderungen erfüllen.

Trends in der automatisierten Bestandsverwaltung, die Sie 2025 im Auge behalten sollten

Die Hauptgründe für die Einführung der Automatisierung in der Bestandsverwaltung im Jahr 2025 liegen in der Steigerung von Effizienz und Produktivität, insbesondere um die steigenden Anforderungen des elektronischen Handels zu bewältigen.

Die Automatisierung verbessert auch die Genauigkeit erheblich, hilft bei der Optimierung von Arbeitskräften angesichts von Engpässen und verschafft Unternehmen letztlich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Trend Nr. 1: Integration von KI und Robotik

Im Jahr 2025 werden KI-gestützte Systeme riesige Datensätze, historische Verkaufszahlen, Markttrends, Wettermuster und externe Variablen wie Werbeaktionen analysieren, um die Nachfrage mit einer noch nie dagewesenen Genauigkeit vorherzusagen.

Diese Systeme werden den Nachschub automatisieren, die Lagerbestände optimieren und Unterbrechungen der Lieferkette vorhersagen.

Das maschinelle Lernen wird zunehmend zur Erkennung von Anomalien in der Bestandsverwaltung eingesetzt. Durch die Analyse großer Datensätze können ML-Algorithmen ungewöhnliche Muster erkennen, die auf potenziellen Betrug, Fehler oder Ineffizienzen bei Lagerbeständen und Nachfrageprognosen hinweisen und ein proaktives Eingreifen ermöglichen.

So kann KI beispielsweise Vorlaufzeiten vorhersagen, Produktionsengpässe vorhersehen und Ressourcen effizient zuweisen. Unternehmen wie Amazon und Ocado nutzen KI bereits zur Optimierung von Kommissionierrouten und Lagerbeständen in automatischen Lagern.

Trend Nr. 2: Internet der Dinge (IoT) für die Bestandsverfolgung

IoT-Sensoren revolutionieren die Bestandsverwaltung, indem sie Einblicke in Lagerbestände, Standorte und Bedingungen ermöglichen. Im Jahr 2025 wird das IoT für Branchen, die verderbliche Waren verwalten, wie Lebensmittel und Pharmazeutika, von entscheidender Bedeutung sein, da Sensoren hier Temperatur, Feuchtigkeit und Produktintegrität überwachen.

Technologien wie IoT-Sensoren und RFID sind entscheidend für die Bereitstellung präziser Daten, die zu genaueren Lagerbeständen, einem besseren Warenfluss und einer Verringerung des Risikos von Fehlbeständen oder Überbeständen führen.

Trend Nr. 3: Cloud und Systemkonnektivität

Die Entwicklung hin zu Cloud-basierten Bestandsverwaltungssystemen gewinnt aufgrund ihrer Skalierbarkeit und ihrer Fähigkeit zur Integration mit anderen wichtigen Geschäftssystemen, wie z. B. ERP, immer mehr an Dynamik.

Cloud-basierte Systeme sind heute Standard, und die Akzeptanz wächst aufgrund ihrer Zugänglichkeit und Echtzeitfähigkeit jährlich um 25%.

Im Jahr 2025 werden Cloud-Plattformen mit ERP-, CRM- und Buchhaltungssoftware integriert sein, um Datensilos zu beseitigen und die Fernverfolgung von Beständen zu ermöglichen.

Die Rolle der Cloud bei der Demokratisierung der Automatisierung ist bedeutend. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), von denen 46% immer noch mit manueller Bestandsverfolgung arbeiten, können Cloud-Lösungen einsetzen, um mit größeren Unternehmen zu konkurrieren.

Trend Nr. 4: Omnichannel-Bestandsmanagement

Omnichannel-Systeme unterstützen Click-and-Collect-Modelle und gewährleisten die Konsistenz zwischen Online- und Offline-Verfügbarkeit.

Mit dem Aufschwung des E-Commerce und den Erwartungen der Verbraucher an ein nahtloses Einkaufserlebnis werden Omnichannel- und Multichannel-Bestandsmanagement im Jahr 2025 eine Priorität sein.

Unternehmen werden ihre Bestände über Online-, In-Store- und Social-Media-Kanäle hinweg harmonisieren, um Fehlbestände zu vermeiden und den Umsatz zu optimieren.

Wie kann KORONA POS Ihren Inventarverwaltungsprozess optimieren?

Über die standardmäßige Bestandsverfolgung hinaus bietet KORONA POS fortschrittliche Funktionen wie die automatische Nachbestellung auf der Grundlage historischer Verkaufsdaten, Saisons und Trends, um optimale Lagerbestände ohne manuelle Eingriffe sicherzustellen.

Das Tool zum Filtern und Bearbeiten von Produktmengen ermöglicht Massenaktualisierungen von Preisen, Beschreibungen und Lieferantendetails und spart so Zeit für Unternehmen mit mehreren Standorten.

Die RFID-fähigen Self-Checkout-Kioske des Systems steigern die Effizienz, da die Kunden mehrere Artikel gleichzeitig scannen können.

KORONA POS unterstützt auch spezielle Funktionen wie Case-Break-Funktionen für eine präzise Lagerverwaltung und Lieferbenachrichtigungen, um fehlende Produkte zu markieren. Damit ist es ideal für Unternehmen, die eine Echtzeitkontrolle und Compliance benötigen, wie z. B. Cannabisabgabestellen.

KORONA POS eignet sich besonders gut für Spirituosengeschäfte, Vape-Shops, Convenience-Stores, Spezialgeschäfte und Quick-Service-Geschäfte wie Cafés und Bäckereien, die einzelhandelsorientierte Funktionen benötigen, ohne den Aufwand eines restaurantspezifischen Systems.

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